SJ:s 7 steg för att skapa engagerande mål

Kvalitetssystem Rensa bland mätetalen och få fram mål som skapar engagemang hos medarbetaren. Hitta den röda tråden och försök att se helheten. Det är några av SJ:s tips för att skapa effektiva mätetal.

SJ:s 7 steg för att skapa engagerande mål

Mäta rätt och hitta mätetalen som skapar framgång och driv kan vara en utmaning i sifferdjungeln. SJ arbetar medvetet med att skapa ett helhetsperspektiv i sin målstyrning. I arbetet med att försöka få allt att hänga ihop har de skapat så kallademålträd. Det har inte varit någon spikrak väg, genom att testa sig fram har de så småningom hamnat rätt.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium

Läs vidare – starta din prenumeration

Redan prenumerant?

Som hållbarhetsdirektör och en del av SJ:s koncernledning ansvarar Erica Kronhöffer för sakområdet kvalitet, miljö och hållbarhet.

Erica Kronhöffer, kvalitetschef på SJ. Foto Magnus Fond.
Erica Kronhöffer. Foto Magnus Fond.

– Vi har en stark övertygelse om att styra SJ utifrån flera perspektiv och vi tror att helhetsperspektivet är något som är värdeskapande, säger Erica Kronhöffer.

Medarbetare först
Till sin hjälp för att styra och mäta på helheten har de ett balanserat styrkort med sex styrområden. Koncernledningen har gjort ett tydligt vägval genom att låta området ”medarbetare” står först i styrkortet.

– Alla områden ska givetvis bidra till att SJ är lönsamt men vårt synsätt är att företaget mår som medarbetarna mår. Det kanske låter klyschigt men vi tror verkligen på det, säger Erica Kronhöffer.

Vägen dit har dock inte varit snörrät. Ledningen har testat sig fram, de har torrsimmat ibland och sedan provtryckt. Borde inte kundperspektivet komma först? Medarbetarperspektivet är kanske för introvert? Det var några av tankar som bollades i diskussionerna.

– Vi vände och vred på frågorna men vi landade i att om medarbetarna har rätt förutsättningar att prestera så påverkar det även andra områden.

Mejsla ut målträd
Det finns mycket att mäta i en verksamhet. För att inte gå vilse bland alla talen, kunna koppla ihop dem med medarbetarnas prestationer och för att få en helhetssyn har SJ lagt mycket möda på att mejsla ut sitt så kallade målträd. Idag är det utformat så att målen i underliggande staber och divisioner skapar en röd tråd, både till SJ:s övergripande affärsplan men också till underliggande enheter, ja till och med ned till enskilda medarbetares individuella målkontrakt.

Läs även: 5 steg till en bättre internrevision.

Att hitta rätt mätetal och relevanta KPI:er (Key Performance Indicator) är grunden till den sammanhållna styrningen.

– Att hitta rätt tog sin tid och det var lite stökigt. Man behöver ta sig en rejäl funderare på vad de olika divisionernas viktigaste bidrag är för att bidra till våra övergripande mål, säger Erica Kronhöffer.

Engagemang och målkontrakt
Men att hitta rätt mätetal handlade inte bara om att mejsla fram de mest relevanta underliggande talen för att nå målen. De ska också skapa engagemang och delaktighet hos medarbetarna. För att få allt att hänga ihop kan det ytterst handla om att det anges i det individuella målkontraktet som medarbetarna har.

Ett exempel är SJ:s så kallade kanalprecision, det vill säga att tåget ska hålla minsta möjliga avvikelse från körplanen, som kan finnas i en lokförares målkontrakt.

Förutom medarbetarna är även övriga intressenters förväntningar en viktig del i styrningen. Här har SJ tagit avstamp i sin intressentanalys för att få svar på frågan vad de olika intressenterna efterfrågar och vad de förväntar sig av SJ. För kunderna är till exempel Punktlighet och serviceindex viktiga måltal.

– Det ska vara enkelt för alla som jobbar i kundnära relationer att veta hur de ska bidra till målen. En fördel är också att kunna bryta ned målen lokalt för de olika tåglinjerna för att se hur det ser ut på linjenivå. Det blir ofta ett väldigt bra diskussionsunderlag för våra gruppchefer ute i landet.

Fallgropar och utmaningar
Att ha för många mätetal är en utmaning som många som brottas med. Det är en fråga som diskuteras även i SJ:s ledning.

– Vi ägnar också ordentligt med tid åt att prata om vilka ambitionsnivåer vi ska ha. Vad är rimligt och vad kommer organisationen att mäkta med.

Mål och mätetal ses över varje år som en del i affärsplaneprocessen. Men det innebär inte att målen ändras varje år. Tvärtom finns en styrka i att vara uthållig.

– För oss har det varit viktigt att hålla i över flera år och inte ändra på mätetalen. Om man gör ett omsorgsfullt grundarbete från start är mycket vunnet under lång tid.

SJ är helt transparenta med sina mål och resultat på övergripande nivå. De använder den europeiska kvalitetsmodellen EFQM för att årligen utvärdera och utveckla sitt ledningssystem. SJ gör utvärderingar både med interna och med hjälp av externa revisorer. I hållbarhetsredovisningen lyfter de sedan in alla resultat i den reviderade förvaltningsberättelsen. De gör ingen skillnad på granskningen av finansiella och icke finansiella nyckeltal.

– Det blir en väldigt bra kvalitetssäkring för oss varje år och vi redovisar den helt öppet. Då beskriver vi även det som inte gått så bra, säger Erica Kronhöffer.

Ericas 7 tips för enggerande mål 

  1. Lägg tid på det grundläggande arbetet. Den investeringen får ni igen.
  2. Lägg tid på att diskutera och skapa en gemensam bild i ledningen.
  3. Det tar tid innan det sätter sig. Skruva, justera och prova er fram.
  4. Hitta mål som skapar engagemang hos medarbetarna och som de kan leverera på.
  5. Koppla gärna övergripande mål i företagets affärsplan till medarbetarens individuella mål.
  6. Fundera på balansen, kommer ni att mäkta med att uppnå alla mål? Är det rätt ambitionsnivå? För hög ambitionsnivå är svår att uppnå, för låg ambitionsnivå visar grönt men bidrar inte till förbättringar.
  7. Håll ut över tid och ändra inte mål varje år. Vissa mål tar flera år att uppnå.

 

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.