Stor utrullning av standardiserade e-fakturor

Från den 1 april 2019 är det krav på att alla inköp som görs inom offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Kravet bygger på ett EU-direktiv som genomförts i svensk lagstiftning.

Men Sverige har gått ett steg längre i sin tillämpning genom att inte bara ställa krav på att myndigheter, landsting, regioner och kommuner ska kunna ta emot e-fakturor, utan även att leverantörer till offentlig sektor ska kunna skicka e-fakturor.

– De nya reglerna har överlag fått ett bra genomslag, även om det är en bit kvar till 100 procent e-fakturor inom offentlig sektor. Av den totala mängden leverantörsfakturor som myndigheterna tar emot var i snitt 84 procent e-fakturor förra året. Samtidigt finns många exempel inom offentlig sektor med e-fakturaandelar över 90 procent, berättar Lars Engberg, specialist e-handel på Myndigheten för digital förvaltning (Digg).

Europeisk standard

I kraven som är kopplade till den nya lagstiftningen ingår också att e-fakturorna ska följa ett strukturerat elektroniskt format. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor accepteras inte.

Många inom offentlig sektor har använt standarden Svefaktura, ett elektroniskt format som accepteras om båda parter är överens. Men den europeiska standardiseringsorganisationen CEN har även utarbetat en standard – EN16931-1 – som i sin tur ligger till grund för Peppol, en lösning som utarbetats i ett konsortium som finansierats av EU-kommissionen.

– Det är lika lätt för säljare och köpare att utbyta en e-faktura via Peppol som att använda Swish. Det enda man behöver känna till är mottagarens digitala adress, så kallat Peppol-id, konstaterar Lars Engberg.

Stor utrullning

Enligt Ionite, en webbtjänst som presenterar öppna data från Peppol Directory, finns i dagsläget cirka 13 500 användare av Peppol i Sverige. Och fler är på gång. Statens servicecenter, som sköter administrationen åt cirka 160 statliga myndigheter, håller för närvarande på med en stor utrullning av tjänsten.

– Samtliga myndigheter som är knutna till vår e-handelstjänst kan nu ta emot leverantörsfakturor via Peppol. Och av de 60 myndigheter som är anslutna till vår operatörstjänst för utskick av fakturor är det cirka 30 som i dagsläget använder Peppol. Resterande 30 kommer att produktionssättas under det här året, förklarar Thomas Malmgren, projektledare för Peppol på Statens servicecenter.

Stora fördelar

Men även inom privat sektor får Peppol allt fler användare. Om en privat leverantör ska fakturera en enhet inom offentlig sektor ska fakturan skickas enligt Peppol-standarden om inte annat format är överenskommet.

– Det finns stora fördelar för leverantörerna att skicka e-faktura över Peppol genom att det är ett så säkert och standardiserat sätt. Känner man bara till mottagarens Peppol-id är det lätt att adressera fakturan och den standardiserade tekniken medför en enkel uppsättning för att komma igång, säger Lars Engberg.

Fakturor till privatpersoner

I dagsläget kan myndigheter endast skicka digitala Peppol-fakturor till andra myndigheter, företag och organisationer. Nästa steg i digitaliseringen blir att se över möjligheterna att skicka digitala fakturor även till privatpersoner. Med en sådan lösning skulle till exempel Skatteverket kunna skicka fakturor till privata digitala brevlådor som exempelvis Kivra.

– Idag skickas det ut en mängd pappersfakturor. Skulle en sådan digital lösning bli möjlig skulle det innebära enorma besparingar, säger Thomas Malmgren.