Tillit ska styra Lund – och spara miljoner

I början av mandatperioden 2022 antogs fyra mål för att vägleda kommunens utveckling. Ett av dem: att göra Lund till en nationellt ledande kommun inom tillitsbaserad styrning.

– Att det är ett politiskt mål sätter press på hela organisationen. Det visar att det är på riktigt, säger Mattias Hedenrud.

Men att förankra en styrfilosofi politiskt innebär både möjligheter och utmaningar.

– Politiken i Lund är, på gott och ont, van vid att vara djupt involverad i hur organisationen fungerar. När fullmäktige pekar ut vägen kan det uppfattas som att man kör över förvaltningarna – trots att ansvaret egentligen ligger hos förvaltnings- och kommundirektören, säger Hedenrud.

– Men eftersom tillitsarbetet är så tydligt politiskt färgat, hade vi nog inte kunnat göra det på något annat sätt.

”Så här är vi – så här vill vi vara”

För att konkretisera målet samlades kommunledning, nämndpresidier och politiker för att formulera ett antal riktlinjer: “Så här är vi – så här vill vi vara.” Det blev en gemensam värdekompass.

– Det blev mer än en vision – det blev också vägledning för hur förtroendevalda ska agera i vardagen, säger Alexandra Emanuelsson, kvalitetsstrateg på Lunds kommun.

Därefter tillsattes en tillitsberedning, med representanter från samtliga partier, facken och flera förvaltningsdirektörer. Deras uppdrag: att ta fram en styrmodell och hitta vägar att förbättra kommunens arbete utifrån tillitsprinciper. Resultatet blev ett omfattande ramverk för tillitsbaserad styrning i Lund.

– I typisk Lunda-stil startade vi nästan en kurs på universitetet. Vi byggde en gedigen kunskapsbas, tog del av forskning och förde sedan en bred dialog i organisationen, säger Mattias Hedenrud.

Enligt Alexandra Emanuelsson var den teoretiska förankringen avgörande – inte minst i en kommun där politiska majoriteter skiftar ofta.

– Genom att enas kring gemensamma uttryck och begrepp blev våra mål och förväntningar tydligare och mer samstämda, säger hon.

Större frihet – och effektivare organisation

Tillitsstyrningen har redan börjat ge effekt – framför allt i form av ökad kostnadseffektivitet och frigjord tid.

– Genom att ställa rätt frågor kan vi rikta resurserna bättre. Men eftersom det handlar om en styrfilosofi, är det svårare att mäta exakta samband – även om vi ser tydliga effekter, säger Mattias Hedenrud.

Den största påverkan väntas på sikt, inte minst i de verksamheter som står närmast invånarna.

– De sätter redan brukarnas behov i centrum. Men det nya arbetssättet ger dem större handlingsutrymme att utföra sitt arbete så som de själva bedömer är bäst, säger Hedenrud.

Tillitsportalen ska spridas

Ramverket har omvandlats till ett digitalt verktyg – Tillitsportalen – där medarbetare, chefer och politiker får tillgång till filmer, stödmaterial och konkreta exempel. Nästa steg är att öppna plattformen för andra kommuner, vilket är planerat redan till sommaren.

– Man kan bland annat låna en inspiratör som visar hur tillitsstyrning fungerar i praktiken – till exempel inom LSS-verksamheten. Men för att tillit ska fungera måste ledningen gå före och visa vägen, säger Alexandra Emanuelsson.

En ny styrmodell ska säkra långsiktigheten

Lunds kommun arbetar nu med att ta fram en styrmodell som ska implementeras i hela kommunen. Målet är att den ska vara färdig inom ett halvår.

– Vi ser det som att vi har lagt grunden. Vi säger inte hur varje förtroendevald ska agera – men vi vill inspirera dem att fatta beslut som gynnar kommunens långsiktiga hållbarhet, säger Hedenrud.

”Vi har sjukdomsinsikt”

Arbetet med ramverket och styrmodellen har varit ett stort lyft – inte minst för en organisation som länge saknat formella strukturer.

– Vårt utgångsläge var sämre än i många andra kommuner. Vi har haft en mycket decentraliserad struktur och väldigt lite formaliserat. Det här är ett steg mot att nå en gemensam standard, säger Mattias Hedenrud.

Råd till andra kommuner

Borde fler inspireras av Lund?

– Jag har jobbat i andra kommuner där man också talat om tillitsstyrning. Det klassiska misstaget är att man inte gör förarbetet. Man djupdyker inte i vad det betyder för den egna organisationen – och då kommer frågorna utan att svaren finns, säger Alexandra Emanuelsson.

– Man behöver inte göra exakt som vi, men man måste bestämma vad det innebär i vår egen kontext, avslutar hon.

Så blir du bäst på förändringsledning:

1. Hela ledningen behöver gå före och vara en möjliggörare

2. Ta reda på vad tillit innebär för just er organisation och målsätt er riktning

3. Gör jobbet grundligt och involvera brett! Genomlys ert nuläge och ta reda på vart förflyttningar behövs

4. Fastställ de övergripande principerna som ni vill arbeta utifrån:

• Koppla tillit till er styrmodell och de arbetssätt som beskrivs i denna – tillit är ett perspektiv som behöver appliceras på hela styrsystemet, alltså inte ett självändamål

• Låt sedan det lokala arbetet ta vid genom att utforska och testa nya arbetssätt
• Fråga hur det går!