Tools satsar på effektiv gruppcertifiering

Industriåterförsäljargruppen B&B Tools har satsat på en gruppcertifiering för sina återförsäljare. Under våren 2002 och hösten har en första grupp om 120 företag certifierats enligt ISO 9000:2000 och 14001:1996. Arbetsmodellen har både pressat kostnaderna och lett till ett ökat samarbete mellan återförsäljarna.

Kraven från kunderna till Tools återförsäljare på att de ska vara miljö- och kvalitetscertifierade har under en längre tid vuxit sig allt starkare. Därför har Tools satt upp en målet att alla de drygt 50 återförsäljarna ska vara certifierade enligt ISO 9001:2000 och ISO 14001:1996 inom två år. För att hålla nere kostnaderna och få ett snabbt och smidigt förfarande valde man en gruppcertifieringsmodell som genomförs med hjälp av konsultföretaget Askengren & co. Den första gruppen om 20 återförsäljare har tillsammans med kedjeledningen nu genomfört en certifiering.

– Arbetet som började i augusti 2002 och avslutades i april i år innebär dock att varje återförsäljare får ett unikt certifikat i eget namn. Det är viktigt då alla är starka på sin lokala marknad, konstaterar Jonas Willaredt, den konsult på Askengren & co som lett projektet.

Ett antal träffar

Certifieringsarbetet har byggt på sex utbildningsträffar och hälften av företagen har genomfört dessa i Jönköping och den andra hälften i Örebro. Företagen i gruppen har här representerats av en miljö- och kvalitetsansvarig, som även genomgått en allmän miljöutbildning och sedan ansvarat för att utbilda personalen på sina egna företag.

– Initialt besökte vi också varje företag men sedan kom alla till oss och mötena i Örebro och Jönköping, berättar Jonas Willaredt. Sättet att arbeta har fungerat förvånansvärt bra vilket berodde på mycket engagerade medlemsföretag..

Det gemensamma arbetet tillsammans med konsulten har sedan resulterat att man tagit fram övergripande rutiner som kunnat användas gemensamt av företagen, men också företagsspecifika rutiner. Båda har lagts ut på ett intranät.

En bärande del har också varit att hålla nere dokumentationen till det nödvändigaste för att spara tid och kostnader. Dessutom betyder inte mycket papper att rutinerna fungerar bättre.

På distans

Jonas Willaredt ser många samordningsfördelar med arbetssättet, även om han erkänner att det har varit svårt att veta statusen på varje enskilt företag och hur de ligger till enligt de överenskommelser som gjorts. Här har dock avstämningsmötena hjälpt till att ge en bättre överblick.

– Samverkansfördelarna ger också betydligt lägre kostnader. Bara certifieringskostnaderna minskade med minst en tredjedel, liksom förmodligen också konsultdelen lite beroende på hur mycket stöd de olika företagen ville ha, berättar Jonas Willaredt.

Förutom kostnadsbiten har de medverkande företagen fått ett gemensamt synsätt när det gäller miljö- och kvalitetsfrågor. Särskilt gäller det deras förmåga att bättre svara upp mot miljölagstiftningen, bland annat för sin kemikaliehantering.

– När vi började kartlägga processer och miljöstatus såg vi att det fanns många brister på miljösidan, berättar Jonas Willaredt. Ofta är miljölagstiftningen snårig för mindre företag och vi såg därför till att lagkraven uppfylls.

Underlättar ramavtal

Andra saker som betonades i arbetet att ta fram en fungerande avvikelsehantering och ta fram övergripande riktlinjer och minimikrav. I arbetet följdes inte standardens uppbyggnad hela tiden utan man utgick från varje företags processer och arbetssätt. Alla delkrav finns dock med.

En effekt av arbetet var att företagen lärde känna varandra och att de olika lösningar för exempelvis databaser som en del företag tog fram också erbjöds de andra.

Effekten av certifieringen är också att Tools återförsäljare nu har möjlighet att delta i större upphandlingar med kommuner eller större företag som ställer krav på certifiering i sina ramavtal.

– Nu är de top of the line och kan tillgodogöra oss högre poäng vid upphandlingar, konstaterar Håkan Jedemark, kvalitetsansvarig vid B&B Tools centralt.

Många timmar

Han uppskattar att varje företag lagt ner 200 timmar istället för de 400-500 timmar som hade krävts om man genomfört certifieringen på egen hand. Den totala kostnaden inklusive certifieringskostnaden har stannat på cirka 75 000 kronor per företag.

Håkan Jedemark är generellt mycket nöjd med projektet och menar att företagen som deltagit haft mycket stort utbyte av varandra. Enligt honom handlar det om ett klockrent exempel på samordningsfördelar.

För framtiden ligger planerna fast att certifiera resten av återförsäljarna, men också att ta fram ett system som underlättar för dem som tidigare certifierat sig på egen hand. De ska slippa certifiera sig fullt ut två gånger.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.