Uppgraderad standard vinst för småföretag

Det finns mycket att vinna på att uppgradera kvalitetssystemet, särskilt för mindre företag, då den nya standarden ISO 9001:2000 ger företagsledningen ett mycket bra verktyg. Dessutom är det lättare att utforma den styrande dokumentationen till företagets verkliga behov.

Tidsfristen för att uppgradera kvalitetssystemet till ett ledningssystem, det vill säga ISO 9001:2000, har varit mycket väl tilltagen och först efter tre år, den 15 december i år, upphör den gamla standarden att gälla. Trots detta är det många företag med certifierade system, särskilt de mindre, som väntat med uppgraderingen och som nu riskerar att stå utan giltigt certifikat. Men enligt konsulten Gerhard Persson, svensk representant i ISO-kommittén, har företagen allt att vinna på att snabbt införa den nya standarden.

– Den är betydligt öppnare än den gamla och skriven för både små och stora företag, liksom för tillverkande företag och för tjänsteföretag, säger han. De företag som hittills certifierat sig är också nöjda med skrivningen, även de utanför tillverkningsindustrin. Då bör man tänka på att den gamla standarden var skriven främst för tillverkande industri.

Flera fördelar

Gerhard Persson ser ett antal fördelar med den nya standarden som gör att den passar bättre än den tidigare standarden för mindre företag. Dels därför att den är anpassad för alla typer av företag, dels för att den på ett helt annat sätt än tidigare ger ledningen ett verktyg för att ha kontroll över verksamheten och för att utveckla den.

Den nya standarden bygger på ett antal principer: kundfokus, ledarskap, medarbetarnas engagemang, processinriktning, ett systemangreppssätt för ledningen, ständiga förbättringar, faktabaserade beslut och slutligen ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer. Har man bara principerna i åtanke är det lättare att förstå kraven i den nya standarden. Enligt Gerhard Persson kan det ta upp emot ett halvår att uppgradera sig, men hur fort det går beror på hur mycket det tidigare kvalitetssystemet använts som ett ledningsverktyg och det engagemang det finns för systemet sedan tidigare. Det påverkar också graden av hjälp man behöver; är kvalitetssystemet väl integrerat i verksamheten och en självklarhet bör man klara uppgraderingen själv.

Processer i fokus

Den nya standarden ställer dock vissa skärpta krav trots att den är öppnare och enklare att använda i sin karaktär. Det går exempelvis inte att undvika att identifiera och beskriva sina processer. Däremot bör sättet att beskriva och graden av detaljer anpassas efter vilka behov man har. I viss mån är det en öppen situation, enligt Gerhard Persson.

Som ett led i kundfokuseringen krävs det att man måste informera sig om kundtillfredsställelsen och det räcker vanligen inte med att bara se på antalet reklamationer.

– Man måste vara proaktiv i den här frågan, betonar Gerhard Persson.

Ständiga förbättringar är den kanske knepigaste principen att hantera. Det är inte möjligt att förbättra allt samtidigt och det gäller därför att prioritera det som är mest angeläget. Ett arbete med förbättringar måste dock pågå hela tiden.

Engagerad ledning

När det gäller principen ledarskap ställer den nya standarden högre krav på ledningens engagemang. Den kräver bland annat att det finns tydliga och mätbara kvalitetsmål för verksamheten. Att bara säga att man ska nå noll fel duger dock inte, utan målen måste vara konkret användbara i verksamheten. Det är väsentligt att ledningen gör uppföljning mot målen. Standarden betonar också vikten av att samla in av information av alla de slag och att den blir analyserad och använd för att fatta riktiga beslut.

Slutligen är kraven på styrande dokumentation, det vill säga manual och rutinbeskrivningen, mer flexibla till sin karaktär, även om en del saker är obligatoriska. I detta sammanhang ser Gerhard Persson påtagliga fördelar då vissa företag tidigare förde in allt för många detaljer.

– Dokumentationen ska vara lätt att använda och underlätta, konstaterar han. Det viktiga är att betrakta hela kvalitetsledningssystemet som ett väl fungerande redskap i verksamheten.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.