Ulf Gustavsson, EOQ: ”Bättre digital evolution än revolution”

Via sitt internationella kontaktnät har han god uppfattning om vad som är aktuellt inom kvalitetsvärlden just nu. Och den fråga som de flesta kvalitetsprofessionella brottas med är digitalisering.

– Det förs likartade diskussioner i de flesta länder, konstaterar han. Frågorna som ställs är bland andra: Vad betyder det för vår verksamhet? Hur kan vi använda tekniken på ett smartare sätt?

Vilsna och osäkra

Att många känner sig vilsna och osäkra om hur man ska tackla digitaliseringen fick Ulf Gustavsson bekräftat på ett seminarium nyligen. De drygt hundra deltagarna fick frågan om hur många som upplevde att de var inne i en digital transformation.

– Det var bara några som försiktigt räckte upp handen. Men för dem som inte redan tagit en position är det hög tid att göra det nu. Hela samhället rör sig snabbt och det gäller verkligen att hoppa på tåget.

Digital darwinism

Därmed inte sagt att digitalisering alltid behöver betyda att gamla affärsplaner kastas överbord och ersätts av helt nya och flashiga affärsidéer.

– Alla behöver inte starta ett nytt Netflix, som Ulf Gustavsson uttrycker det.

Han är snarare av åsikten att det kan vara bättre att låta evolutionen styra, att tillämpa ett slags ”digital darwinism”. Hellre en evolutionär utveckling under kontrollerade former i flera mindre steg än ett fåtal stora våghalsiga jättekliv.

Många organisationer står nu i startgroparna för sin digitaliseringsresa. Ulf Gustavsson betonar vikten av att gå från ord till handling och delar med sig av fem grundläggande faktorer för framgångsrik digitalisering (se ruta intill).

– En strategi är inte värd mer än papperet den är skriven på. Det är först när den implementeras som den skapar värde, sammanfattar han.

Ulf Gustavssons 5 faktorer för framgångrik digitalisering

1. Tänk till först. Ulf Gustavsson har en bakgrund på Ikea där han arbetade i flera olika ledningsfunktioner under sammanlagt tolv år. När ledningen fick uppdraget att lägga fast en strategi för e-commerce blev den första, spontana tanken att skapa en kompletterande försäljningskanal. Men efter något års planering insåg man att kunden inte tänker i kanaler, utan helt enkelt har ett behov som man vill få tillgodosett.

– Resultatet blev därför en sömlös omnikanalslösning, som får alla digitala och analoga försäljningskanaler att hänga ihop, förklarar han.

2. Säkra ledningens engagemang. Digitalisering handlar om att jobba tvärfunktionellt och att bryta allt silotänkande. Det kräver högsta ledningens engagemang, inte minst för att få gehör för de investeringar som ofta är förknippade med digitalisering.

3. Kompetensutveckla. Digitalisering är för många okänd mark och kräver ny kompetens. Här gäller det att inse sina begränsningar och ta in den kompetens som saknas.

4. Involvera medarbetarna. Alla måste ha en grundläggande förståelse och medvetenhet om vad digitalisering innebär för den egna yrkesrollen. Ulf Gustavsson tar exemplet med Ikea där implementeringen inleddes med en workshop för samtliga drygt 140 000 medarbetare.

– Med digitalisering följer att var och en måste skaffa sig kunskaper utanför sin egen yrkesroll. Tidigare räckte det att vara en duktig säljare på varuhuset. Nu krävs kompetens inom ett betydligt bredare spektrum, som i fallet med Ikea där medarbetarna nu måste kunna guida kunderna i både digitala och analoga kanaler, säger han.

5. Utveckla dagliga chefsskapet. Framgångsrik digitalisering kräver ett nytt mindset och insikt om vikten av ständig utveckling, inte minst genom samarbete över avdelningsgränserna.

– Kvalitetsprofessionen brukar betona vikten av tydliga processer. Men inom digitalisering kan det vara bättre med ett större inslag av ”fail-forward”, en kultur där medarbetare vågar pröva nya saker och göra misstag på ett tidigt stadium innan de blir katastrofala och verksamhetskritiska. Det ställer krav på det dagliga chefsskapet, att det finns modiga ledare som vågar släppa på kontrollen och lita på sina medarbetare, även om man inte har alla svaren i förväg, förklarar han.