Värdeskapande digitalisering kräver kvalitetskompetens

Digitalisering Digitaliseringen har inom många områden tagit jättekliv under pandemin. Men det gäller att göra rätt saker på rätt sätt. Som att involvera kvalitetsprofessionen så att digitaliseringen utgår från dem som verksamheten är till för och verkligen stödjer processerna.

Värdeskapande digitalisering kräver kvalitetskompetens
Lämna inte över digitaliseringen till it-avdelningen. Foto: Adobe Stock

Digitalisering går i dag som en röd tråd genom de flesta verksamheter. Stora investeringar görs i informationsteknik med förhoppning om att uppnå kvalitets- och effektivitetsvinster.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Samtidigt kan digitaliseringen få förödande konsekvenser om den görs på fel sätt. En investering i ny teknik och nya system kan i värsta fall gå på tvärs mot både kvalitets- och effektivitetsmål om den inte stödjer processernas förmåga att göra rätt saker på rätt sätt, menar Marita Bergendahl, seniorkonsult och partner på Sandholm Associates.

Marita Bergendahl, Sandholm.
Marita Bergendahl, Sandholm.

– Att digitalisera en dålig process leder till att människorna i verksamheten får jobba ännu mer för att försöka få till sina arbetsuppgifter. Därför krävs att digitaliseringen kvalitetssäkras utöver den tekniska kravställning som görs av de it-professionella. Kvalitet borde vara en hörnsten i all digitalisering, fastslår hon.

Som Askungens sko

När Marita Bergendahl kom ut i arbetslivet som nyutexaminerad civilingenjör från KTH var it eller ADB, som det kallades på den tiden, ofta något som låg under ekonomiavdelningen och lite vid sidan om.

– Även om it i dag är integrerat på ett betydligt bättre sätt finns många exempel på verksamheter som fortfarande ser digitalisering som något som experterna på it ska ta om hand. Det är otroligt viktigt att verksamheten är kravställare och förstår att it är en stödfunktion som ska hjälpa till att effektivare skapa värde för kunden, säger hon.

Marita Bergendahl tar Askungens glassko som en metafor – en sko som passade perfekt till Askungen, men inte till de två styvsystrarna.

– De flesta verksamheter är som styvsystrarna som bildligt talat måste kapa både tår och hälar för att komma ner i skorna, det vill säga jobba krångligt när verksamhetens processer och flöden inte stöds av it-systemen. För många verksamheter kan det vara både smärtsamt och långvarigt, säger hon.

Involvera kvalitetsprofessionen

Marita Bergendahl betonar vikten av att kvalitetsprofessionen involveras i större utsträckning och samverkar med it-professionen för att digitaliseringen ska bli lyckosam. Teknikutvecklingen måste bli en del av verksamhetens systematiska kvalitetsarbete och kopplas till strategier och effektmål – inte bli ett självändamål.

– It-systemen ska ha en stödjande – inte styrande funktion. Därmed inte sagt att it-professionen har all skuld i att de fått en så tongivande roll inom digitalisering. ”It takes two to tango”. Ofta har inte verksamheten, än mindre kvalitetsprofessionen, förstått hur viktigt det är att de ska kravställa och styra, konstaterar Marita Bergendahl.

Trestegsmodell

Marita Bergendahl lyfter fram en trestegsmodell som grund för en lyckad digitalisering:

  1. Förstå värdeskapande. Först och främst gäller det att komma till insikt om vad som skapar värde för dem verksamheten är till för, vilka behov och förväntningar de har på varan eller tjänsten, så kallad kundorienterad verksamhetsutveckling. Det vill säga att göra rätt saker – yttre effektivitet.
  2. Skapa effektiva processer. När man förstått vad som skapar värde gäller det att utveckla processerna för att kunna arbeta processorienterat, så kallad processorienterad verksamhetsutveckling. Det vill säga att göra saker på rätt sätt – inre effektivitet.
  3. Digitalisera. Först när verksamheten har en god yttre och inre effektivitet kan digitaliseringen genomföras så att verksamheten får stöd av systemen och kan arbeta effektivare genom så kallad teknikorienterad verksamhetsutveckling.

Kvalitetssäkra dataanalysen

Även efter att systemen tagits i drift har kvalitetsprofessionen en viktig roll genom att jobba med ständig systemförbättring utifrån verksamhetens ständiga förbättringsarbete. För det krävs att systemen är agila. Men ofta är it-avdelningar fokuserade enbart på sina egna interna processer, menar Marita Bergendahl.

– Redan i kravställningen är det viktigt att tänka ett steg till och fundera över hur data ska stratifieras för att med hjälp av dataanalys och statistik kunna arbeta faktamässigt med förbättringar. Det kräver att kvalitetsprofessionella samverkar med it för att kvalitetssäkra och skapa värde i digitaliseringen för dem som verksamheten är till för, framhåller hon.

Vinster i kvalitetsarbetet

På samma sätt som kvalitetskompetensen behövs för it-satsningarna kan digitaliseringen omvänt innebära stora vinster för kvalitetsarbetet.

– Teknikutvecklingen har öppnat för ett datadrivet förbättringsarbete, där kvalitet kan byggas in på ett tidigt stadium genom återkoppling av information i realtid från olika produkter och processer, säger Marita Bergendahl.

Men som i allt annat förbättringsarbete är det viktigt att högsta ledningen är väl insatt och tar kommandot.

– Det krävs att ledningen har kompetens inom kvalitets- och verksamhetsutveckling – vet vad som är värdeskapande, vet hur processerna ska se ut och vilket systemstöd som krävs för att nå målen, förklarar hon.

Överutnyttja inte tekniken

Marita Bergendahl vill dock höja ett varningens finger för att överutnyttja tekniken.

– Vi människor har tyvärr en benägenhet att missbruka tekniken när vi väl fått den i våra händer. Ta bara en sådan sak som alla mejl som vi cc:ar och vidarebefordrar hit och dit bara för att det är så enkelt. Eller raden av ändlösa möten via Teams och Zoom. Även här måste vi se till att arbeta värdeskapande, säger hon.

Marita Bergendahl minns när hon för några år sedan var moderator på konferensen Excellence Summit. En av föredragshållarna var Sandra Särav, digitaliseringsansvarig i Estland, som fick frågan om hur landet lyckats så fantastiskt bra med sin digitalisering.

– Hennes svar kom blixtsnabbt, berättar Marita Bergendahl: ”Två saker ligger bakom. Den ena att vi inte satt fast i några gamla system efter att muren föll. Den andra att Estland inte hade så mycket pengar. Vi var helt enkelt tvungna att tänka efter före och göra rätt saker på rätt sätt.”

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.