Ny metod chockhöjde engagemang och kundnöjdhet – halverade sjukskrivningarna

– Jag kommer från konsultsidan och har alltid varit väldigt datadriven i min roll som HR-chef, jag vill kunna mäta det vi säger att vi ska göra och samtidigt ha koll på hur medarbetarna mår under en bolagssammanslagning, säger han.

Utgångspunkten var att undersöka vilka åtgärder som maximerar engagemang.

– Högt engagemang skapar mer välmående medarbetare, vilket i sin tur höjer prestationen och därmed lönsamheten. Ökar man engagemanget minskar också personalomsättningen, vilket också är en form av kvalitetssäkring. Det här vet alla redan, men få prioriterar den här frågan tillräckligt högt, säger han.

Ta tempen för snabbare utveckling

På Fellowmind valde man att skapa en metod som skulle ”ta pulsen” på varje enskild medarbetare en gång i veckan. Det AI-styrda pulsmätningsprogrammet heter Winningtemp, och varje fredag fick medarbetarna besvara fem olika frågor som skickades ut från programmet. Under tiden som medarbetarnas engagemang och trivsel mättes tog Kristian Randel fram en metodik som han testade på alla företagets chefer som fick genomgå en uppstarts-workshop ihop med sina respektive team.

Under dessa sessioner tittade man på anonym statistik från Winningtemp, för att ta reda på hur status quo såg ut. Några av de parametrar som studerades var synen på ledarskapet, personlig utveckling, hur stort mandat man hade att bidra och göra skillnad, med mera. Därefter tog varje chef fram ett prioriterat förbättringsområde, som de sedan lyfte i sina team för att hitta konkreta actions points.

– Poängen var att åtgärderna skulle vara så pass handgripliga att man kunde sätta in dem direkt. Om några hade problem med team-känsla, ja då kunde en action vara att man skulle ha ett kort avstämningsmöte i teams varje måndag där man tog en extra lägesrunda med teamet, säger han.

När åtgärderna var i rullning följdes medarbetarnas Winningtemp-svar upp veckovis för att säkerställa att insatserna hade effekt. Huvudingrediensen i metoden var delaktighet, förklarar Kristian Randel.

– Teamen skulle känna att förbättringsåtgärderna var något man tog fram tillsammans, inte en topdown-process. Det funkar ju inte att någon kommer och säger ”du ska göra såhär för att jag bestämmer det nu”, det är en värdelös ingång, säger han.

Fira framgång utan att stanna av

Företagets ENPS – det vill säga mätbara medarbetarnöjdhet – har gått från 20 till 67 på två och ett halv år. Kristian Randel tror att förklaringen stavas proaktivitet.

– Det är nog ganska lätt att man under en integration av bolag börjar tänka att ”vi är så lika, och vi sitter ju i samma hus – det kommer bli smidigt”. I själva verket behöver man säkra upp genom att arbeta ännu mer med organisationsfrågor än vad man gör i normala fall. Det gäller även för små verksamheter, för det finns kulturskillnader även där, säger han.

En annan framgångsfaktor var att anlita en extern kulturansvarig, för att få in en neutral blick på processer och arbetssätt. Det ökar trovärdigheten både externt och internt när det inte finns en part i målet, förklarar han.

– Alla i min bransch hävdar att de tycker social hållbarhet är viktigt, men inte alla har en vd som prioriterar det högre än någonting annat. Det är för att vi ser svart på vitt att det hänger ihop med hur framgångsrikt företaget blir. I takt med att vår ENPS har ökat har också kundnöjdheten stigit de senaste åren, säger han.

Också långtidsjukskrivningarna minskade avsevärt, från 2,5 procent år 2020 till 1,3 procent år 2023, vilket Randal misstänker hänger ihop med känslan av inflytande på arbetsplatsen. En av de vanligaste fallgroparna vid den här typen av åtgärder är att släppa taget om arbetet när det börjar ge frukt. Men man kan fira framgångar utan att luta sig tillbaka helt och hållet förklarar Krisitan Randel.

– Vi stöttar ständigt cheferna för att de ska kunna stötta sina team. Det är riskabelt om man börjar tro att medarbetarengagemang kan bli ett självspelande piano. Så är det inte, det är en färskvara som behöver ständigt underhåll. En hälsosam kultur behöver kanske något mindre underhåll – men likväl underhåll, avslutar han.

Kristian Randals fyra bästa tips inför pulsmätarmetoden

• Se till att vd genuint prioriterar den här typen av förbättringsarbete väldigt högt. Om inte högsta ledningen ser nyttan med detta kommer ingen annan heller göra det.
• Implementera inte ett mätsystem om du inte tänker ta hand om resultatet. Det kommer ha motsatt effekt hos de anställda. Det du finner måste du jobba med – oavsett hur utmanande det känns. I slutändan är det alltid mödan värt.
• Den här formen av arbete är inget HR-verktyg. Det är viktigt att påminna alla medarbetare om att det är ett verktyg lika verksamhetskritiskt som ett affärssystem. Om alla förstår värdet ökar incitamenten till att medverka.
• Var uthållig. Det är lätt att släppa taget en metod om man inte ser direkta effekter, eller om de ger väldigt snabb avkastning – i tron om att man är klar. Det är lika logiskt som att tro att man aldrig mer behöver äta mat om man en gång har blivit mätt.