Så kan verksamheter bli starkare i förändringstider

– Tidigare har industrins förändringsfokus varit mer teknikdrivet, numera är det minst lika aktuellt att ta fram nya arbetssätt för att hålla över tid – när omvärlden är så föränderlig som den är idag, säger hon.

I sin avhandling har Ulrika Harlin studerat arbetet i organisationer som utvecklas i en snabb förändringstakt. Dels en startup inom hållbar energi, och hur de har etablerat sig under sina första tre år, dels organisationer inom privat och offentlig sektor som i rask takt fick ställa om sina arbetsprocesser under pandemin.

Det företagen hade gemensamt var att de behövde lära sig att hantera det dagliga och parallellt med detta planera för en långsiktig överlevnad.

– Både energi-startupen och pandemi-caset fick luckra upp etablerade arbetssätt och strukturer för att kunna mobilisera sig med andra aktörer och jobba med nya frågeställningar mot ett större mål. Vi såg att det gick att anpassa och vidareutveckla befintliga processer när nya behov uppstod, och att de inte behövde uppfinna hjulet på nytt, säger Ulrika Harlin.

Alltså olika drivkrafter men samma mål: att skapa en långsiktig utveckling. I startupens fall handlade det om att bidra till den gröna omställningen, i pandemi-caset om att samverka med andra mot en gemensam yttre fiende.

Många skriver under på att både den egna vinsten och samhällsvinster bör prioriteras i tider av krig och kris. Men hur ska då dessa processer se ut? Att tidigt involvera många kompetenser och arbeta tvärfunktionellt över traditionella gränser för att lösa nya typer av problem, har enligt studien visat sig vara framgångsrikt koncept.

– Det finns ofta ett ömsesidigt beroende för att hantera nya frågeställningar och man behöver ta fram de här lösningarna tillsammans, då det också finns begräsningar på att bygga på tidigare erfarenheter. Det måste också finnas tid och resurser för att verkligen ta vara på de nya insikter som då uppstår så att det kan leda till ett organisatoriskt lärandet, säger Ulrika Harlin.

Ett exempel på en sådan satsning är en specifik funktion som är anlitad för att agera brygga mellan chefer och medarbetare i snabbrörliga perioder.

– Ett av företagen hade ordnat just den här typen av funktion. Den personen blev som en slags mellanhand mellan olika kompetenser, och skapade en struktur för att lyssna in olika aktörers perspektiv och ordna gemensamma reflekterande möten kring dessa och nya frågor som uppstod, eller förvalta kunskapen som samlades in, säger hon.

På samma sätt som avvikelser ska välkomnas på grund av de lärdomar de kan leda till, på samma sätt bör man också omfamna snabba förändringar. De ger samma typ av läropengar.

– Genom att anpassa sina processer för att det ska fungera ihop med den nya förutsättningen, behöver man inte göra om allting i grunden. Och om man lär sig att arbeta lösningsorienterat tillsammans – som exempelvis leverantörer och beställare, eller mellan olika företag, organisationer och funktioner – har man större chans att lyckas.