Så lyckas du med implementeringen

Men oavsett vad som ska implementeras är likheterna många och tillvägagångssättet i stort sett det samma, enligt Ulrica von Thiele Schwarz, legimiterad psykolog och professor i psykologi på Mälardalens universitet.

– Gemensamt för all implementering är att någonting nytt ska föras in, spridas, genomföras och integreras och kräver i stora drag samma metodik för att förändringen ska få fäste i organisationen, säger hon.

Stora kunskapsluckor

Tillsammans med Henna Hasson, professor i implementering vid Karolinska institutet och verksamhetschef för Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin, Region Stockholm, har hon skrivit ”Implementeringsboken” där man visar på hur man uppnår goda resultat vid implementering.

För trots att implementering är så vanligt förekommande är kunskapsluckorna stora, menar Ulrica von Thiele Schwarz.

– De flesta vet mycket om hur arbetet borde organiseras för att människor ska må bra och kunna prestera. Ändå finns ett stort gap mellan vad man vet och vad man gör. All kunskap som kan komma människor till gagn används inte, konstaterar hon.

Ett problem är att många sätter likhetstecken mellan ”införande” och ”implementering”. Men införandet är bara ett av momenten och implementeringen en större process som även innefattar en förberedande analys samt åtgärder för att säkra att förändringen blir bestående över tid.

Överväg om implementering är bästa lösningen

Första steget i implementeringsprocessen är därför att noggrant överväga om det som ska implementeras verkligen är den bästa lösningen på ett viktigt problem. Detta för att man redan från början ska kunna ta aktiv ställning till om det är värt det hårda arbete som ofta krävs för att lyckas med implementeringen.

Ulrica von Thiele Schwarz ger rådet att göra en förutsättningslös analys av vilka utmaningar och problem som finns i verksamheten och utifrån en rationell beslutsprocess välja den mest lämpliga lösningen.

– I praktiken brukar det dessvärre inte se ut så. Där kommer impulserna till vad som ska implementeras från alla möjliga håll och så kör man på utan att reflektera. Istället bör man bromsa in innan man fattar beslutet. Vänta nu – vilket problem är det vi försöker lösa? Är det verkligen tillräckligt viktigt för att lägga ned den tid och kraft som krävs för att göra en omställning?

Översätt abstrakt fluff till handlingsplaner

När beslutet sedan är fattat återstår den nog så viktiga beteendeförändring som krävs för att implementeringen ska få förankring och ge avsedd nytta. Här krävs att abstrakt fluff översätts till konkreta beskrivningar och tydliga handlingsplaner som visar vad medarbetarna faktiskt ska göra annorlunda samt att systematiskt och gradvis jobba med att undanröja hinder.

– I en organisation kan man också behöva fundera på om alla ska behöva göra lika. Hur mycket får det variera, hur stor frihetsgrad kan vi tillåta? säger Ulrica von Thiele Schwarz.

Vilken implementeringsstrategi som sedan ska användas kan variera mellan olika organisationer. Det viktiga är att inte gå på slentrian, utan välja en strategi som är anpassad till verksamheten.

– Många kör slentrianmässigt några utbildningspass och tror det ska räcka. Det kan vara en bra lösning om hindren beror på bristande kunskaper och färdigheter. Men om problemen istället har att göra med att själva miljön inte är utformad för att göra rätt spelar det ingen roll hur mycket utbildning som användarna än får. Därför är A och O att först definiera problem och hinder för att därefter matcha åtgärderna mot dessa.

Involvera många användare

Ulrica von Thiele Schwarz höjer också ett varningens finger för att implementeringen blir ett soloprojekt. Ett nyckelord är involvering. Ju fler användare som får möjlighet att delta i förberedelsearbetet, desto större chans att lyckas.

– Redan när man börjar prata med människor om lösningar på viktiga problem så undanröjer man en del hinder. Det skapar en medvetenhet om problemen och skapar en förväntan om någon form av lösning. Alla kanske inte behöver vara med. Men de personer som gör att implementeringen förmår bära eller brista ska definitivt involveras, understryker hon.

Lyssna till skeptikerna

Men hur gör man för att få med dem som inte vill ta sig an förändringen? Ulrica von Thiele Schwarz vill ogärna sätta etiketten förändringsmotståndare eller förändringsobenägna på dem som är skeptiska.

– Om man utgår från att vissa människor är förändringsobenägna av naturen är det lönlöst att bedriva förändringsarbete. Men så är det inte. Människor är logiska och det är inte alltid motivationsbrist som gör att man inte omfamnar den planerade implementeringen. Alla förändringar leder dessvärre inte till förbättringar och det kan vara så att man tidigare varit med om implementeringar som lett till försämringar, säger hon.

Därför kan det vara på sin plats med ett visst mått av självkritik och fundera över om implementeringsprocessen verkligen är optimal. En bra process kan få med fler på tåget och med tillräckligt många anhängare kommer tåget i rullning.

– Ta vara på den kritik som förs fram. Det kan vara så att de som är skeptiska också har en mer realistisk syn på risker och problem än de som alltid ser förändringar i ett rosa skimmer, säger Ulrica von Thiele Schwarz.

Deimplementering kan bli svårt

Implementering innebär att någonting nytt ska införas. Men hur blir man då av med det gamla – det som inte längre behövs?

– Första steget är att överhuvudtaget ställa sig frågan vad som ska bort. Enklast att bli av med det gamla är om det ersätts av något som gör livet lättare, trevligare och bättre, som till exempel en smidigare administrativ rutin. Vid andra tillfällen blir deimplementeringen svårare, som till exempel när det gamla känns kärt och invant. Därför är det betydelsefullt att alla kan se vinsterna med implementeringen, inte bara för en själv, utan även för andra, förklarar Ulrica von Thiele Schwarz.

Att implementeringen är förenad med någon form av uppföljning är därför särskilt viktigt – inte bara för att i efterhand kunna visa på resultat, utan för att löpande kunna kalibrera processen och förbättra insatserna.

Motivera att fortsätta

Ulrica von Thiele Schwarz exemplifierar med en akutmottagning som implementerade en helt ny arbetsmodell med interprofessionella team.

– Den första känslan var att allting bara upplevdes som rörigt och ineffektivt. Men när man efter hand tittade på resultatet visade det sig att man behandlat fler patienter än med den gamla arbetsmodellen. Det visar hur viktigt det är med uppföljning som är integrerad i processen redan från början och som motiverar människor att fortsätta på den inslagna vägen, sammanfattar hon.