5 grundpelare som bygger en förbättringskultur

– Majoriteten har kommit till insikt om att ett förbättringsarbete måste göras, men har inte alltid full koll på hur det ska gå till, säger Stefan Lund, som utbildar och vägleder organisationer på både privata och offentliga sidan.

Det här är heller ingenting som sker över en natt – det som krävs är ett gediget arbete med strategiska förbättringsinitiativ som bottnar i kollektiva målbilder. Därmed inte sagt att allt går att planera i förväg, menar han.

– Det är bättre att agera än att planera. Men kör inte igång med hela organisationen på en gång. Börja med ett mindre gäng av ”early adopters”, hängivna medarbetare som brinner för förbättringsarbete. Det skapar förebilder och inspirerar fler att hoppa på tåget, säger han.

Fem grundpelare

Men hur ska det då gå till i praktiken? Stefan Lund pekar på fem grundpelare som definierar ett väl fungerande förbättringsarbete.

1. Ett närvarande ledarskap.

Som ledare gäller det att föregå med gott exempel och visa att rätt agerande gör skillnad. Det räcker heller inte att delegera en förändring med hjälp av statistik och informationsmöten, utan gäller att vara närvarande där arbetet sker. Rätt ledarskap bygger motivation och skapar gemenskap och engagemang – en känsla av att varje enskild individ är värdefull för verksamheten och gör förbättringsarbetet tillsammans med andra.

2. Kund- och flödesfokus.

Det är inte ovanligt att verksamheter har rutiner som funnits en längre tid, men som i verkligheten har brister. Man kanske till och med har byggt in problem i vissa processer och ser det som en viktig arbetsuppgift att hantera dessa. Säkerställ därför att processer och flöden ger effekt och verkligen länkar samman både leverantörer och kunder i värdekedjan.

– Upprätta ett nära samarbete med underleverantörerna och betrakta dem som partners. Då finns det också möjlighet att lägga energi på att utveckla dem så att de inte blir en flaskhals som begränsar genomloppstiden i en process, förklarar Stefan Lund.

3. Metoder och verktyg.

Det finns en uppsjö av olika metoder och koncept för att etablera en förbättringskultur. Vad som är rätt eller fel är omöjligt att säga. Men börja med att göra en grundlig analys av specifika behov och önskade resultat, råder Stefan Lund.

– Jobba i ett tidigt skede med frågeställningar om varför vi ska förbättra någonting, vad som är målet och vilka som ska vara involverade. Men låt inte verktygslådan bestämma hur förbättringsarbetet ska ske, utan låt istället verktygslådan fyllas med innehåll som matchar syfte och målsättningar, säger han.

4. Struktur och ansvar.

Upprätta en tydlig struktur med roller, befogenheter och ansvar på alla nivåer. Skapa förutsättningar för att rätt beslut tas på rätt nivå – inte alltid av högsta ledningen.

– Ett närvarande ledarskap skapar engagemang och ger människor längre ut i organisationen mod att ta egna beslut som ligger i linje med gemensamma önskemål, förklarar Stefan Lund.

5. Engagerade medarbetare.

För att en förbättringskultur ska rota sig krävs koncept som gör alla involverade. Men medan vissa personer är drivna i grunden, kräver andra tydliga syften och målsättningar för att engagera sig.

– Att verkligen inse, förstå och agera för att frigöra den enorma kraft som ligger i att visa människor i organisationen att de är värdefulla är kanske en av de främsta delarna i att skapa ett genuint engagemang. Se till att alla involverade är medvetna om varför kulturen är viktig och på vilket sätt respektive medarbetare kan vara med och påverka. Kommunicera på ett sätt som alla förstår och kan relatera till, säger Stefan Lund.

Krokig väg till resultaten

Gemensamt för allt förbättringsarbete är att det kräver tålamod och tid. Och vägen till positiva resultat kan vara nog så krokig, konstaterar han.

– Det finns nog inte en enda organisation som har lyckats etablera en förbättringskultur utan motgångar, tvivel och bristande fokus från organisationen. Därför är det viktigt att låta förbättringsinitiativen leda vägen mot en framgångsrik och varaktig kultur som bottnar i gemenskap, övertygelse och beslutsamhet, avslutar Stefan Lund.