Så skapar samordningschefen engagemang – ”Tillsammans blir vi en orkester”

Det har varit en röd tråd i de arbetsroller hon haft, både inom privat- och offentlig sektor. I flera år var hon enhetschef på Täbys kommuns kontaktcenter där hon fick med sig många värdefulla erfarenheter och verktyg i förbättringsledning.

– När man påbörjar en förändringsresa med en verksamhet handlar det mycket om att skapa rätt inställning i gruppen och få dem att se nyttan. Om det är en stor förändring som ska drivas igenom får man vara ödmjuk inför att det kan ta tid, men jag vill se mig själv som en förbättringsmotor som pekar ut riktningen och speglar arbetet och vår framfart, säger hon.

Det hon ska bidra till rent konkret på Regeringskansliet är att utveckla och stärka samarbetet mellan de stödjande funktionerna, för att utveckla de interna serviceprocesserna och tjänsterna och göra dem mer användarvänliga. Här är kundgruppen alltså medarbetarna själva.

För Sofia Tingåker är en bra start att förstå vad varje medarbetare har för individuella förutsättningar inför en förändringsprocess. När man en uppfattning kring det är det lättare att gå vidare till ”huret”.

Hur ska verksamheten gemensamt ta sig från den nuvarande positionen till målbilden, och hur kan alla inblandade få en känsla av delaktighet?

– Det är viktigt att arbeta för en kultur som genomsyras av prestigelöshet och öppenhet, och att understryka att alla är lika viktiga pusselbitar i förändringsarbetet. Men vi måste också våga ställa krav, säger hon.

Ett vanligt problem är nämligen att chefer låter bakåtsträvande anställda hållas lite väl länge.

– Det är normalt och mänskligt att vara orolig inför förändringar. Här behöver en chef kliva in och stötta, titta på de konkreta utmaningarna, och låta de anställda själva vara med och tänka ut lösningar. Men vi kan inte låta de momenten ta för lång tid om vi ska lyckas skapa en framåtrörelse, säger hon.

En annan viktig del i förändringsledning är att våga vara autentisk som chef och ledare.

– Det går att vara seriös och levande på samma gång, det finns liksom ingen motsättning. Tvärtom presterar man bättre om man har roligt under tiden man löser en uppgift, och om man vågar vara sig själv i arbetslaget.

Sofia Tingåker hoppas att offentlig sektor ska bli lika fokuserad på kundnytta som privat sektor. Hon upplever att det finns en generell ovana vid att se på medborgare som kunder. Samtidigt ökar kraven och förväntan på offentlig sektor, både vad gäller service- och tjänsteutveckling men också i att leverera mer välfärd för mindre resurser.

– Därför har vi inte råd att ha medarbetare som inte vill vara delaktiga i utvecklingen. Tillsammans blir vi en orkester, och förhoppningsvis lär vi oss att spela nya låtar ihop, avslutar hon.

Sofia Tingsåker fyra fundamentala moment vid förändring med kundfokus

• Håll hårt på målbild och uppföljning.
  Målbilden är att utföra en tillgänglig service med ett gott bemötande, och samtidigt vara en förbättringsmotor inom organisationen. Det vill säga bidra till serviceutveckling utifrån de kunskaper vi har – inte minst genom att kroka arm med andra avdelningar. Det är också avgörande att hitta former för att följa upp hur arbetet går – både för att kunna mäta förbättring och för att upprätthålla motivationen.
• Främja kulturbyggande.
  Det är viktigt att främja en tydlig identitet och teamkänsla. Varje enskild individ ska känna att hen är en viktig del av värdekedjan och lika betydelsefull som sin kollega. Stolthet, öppenhet och laganda är nyckelorden!
• Möjliggör samarbete.
  Uppmuntra dialogforum mellan olika avdelningar där det inte stannar vid brainstorming, utan där man sätter konkreta planer. Man ska se på dessa tillfällen som arbetsmöten, inte pratstunder.
• Skapa självledarskap.
  Få medarbetaren att växa genom ansvar. Här handlar det om att ge tydliga mandat där den anställde både får och förväntas fatta egna beslut i olika situationer och se till det bästa för helheten. Att någon tror på ens förmåga skapar ofta både stolthet och motivation.