Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Skilj på möten för utförande och utveckling

Förbättringsarbete Hur vi kommunicerar påverkar både effektivitet och utvecklingsförmåga. På Kvalitetsmagasinet Live tipsade Annika Engström vid Tekniska Högskolan Jönköping om att skilja på möten för utveckling och utförande för att nå bäst resultat.

Skilj på möten för utförande och utveckling
Emma Casserlöv

Annika Engström menar att människor komplexa och motsägelsefulla vilket bidrar till att organisationer blir än mer komplexa och motsägelsefulla. Utveckling och lärande är smärtsamt för människan och som varelser gör vi allt för att komma undan, exempelvis skyller på andra, slutar lysna, förkastar och försvarar.

– Å ena sidan strävar vi efter ordning och reda, strukturer och institutioner, men när vi väl har fått dem gör vi allt för att bryta dem och hitta genvägar. När det blir för rörigt skriker vi efter ordning och reda igen och så går det runt, konstaterar Annika Engström.

Under två år studerade hon arbetsgrupper i ett mindre industriföretag för att se deras kommunikation och lärande samspel. Det visade sig att störningar kring teknik gladeligen hanterades. Men när man inte var överens om flödet, organisering eller prioritering av aktiviteter hölls det i det dolda och löstes aldrig. Samma problem upprepade sig därför gång på gång.

Annika Engström såg också att mötena var en blandning av frågor som ”att göra nu” och ”åtgärda på sikt”. Förbättringsförslag och missnöje, alltså utvecklingskraft, störde därför möten som handlade mer om utförande.

– Mina slutsatser var att utförande och utveckling är två olika men lika viktiga logiker, de behöver hållas isär för att inte störa varandra. Det är viktigt att överblicka och leda samspel mellan grupper, att se hur olika möten hänger samman och hur information och beslut mellan olika grupper och möten skickas. Ofta möts grupper men de har ingen tydlig leveransadress för sitt resultat.

Och för att mötet ska gynna uppgiften, alltså antingen vara utförande eller utvecklande, krävs olika typ av kommunikation. Utförande möten bör fokusera på liten variation, lösningsfokus och konsolidering. Utvecklande möten på stor variation, problemfokus och expansion.

– Men man behöver både och eftersom de olika syftena stimulerar olika sidor av effektivitet. Det är dock olika forum, olika tidsperspektiv och i olika rum utveckling och utförande bör diskuteras för att nå bästa resultat, säger Annika Engström.

Utförandets kommunikation

  • Ge besked
  • Tydliggör
  • Beordra
  • Instruera
  • Hitta lösning
  • Göra som överenskommet
  • Följa instruktion

Utvecklingens kommunikation

  • Idégenerera
  • Bygga vidare på andras idéer
  • Utforskande frågor
  • Ifrågasättande
  • Vidga perspektiv
  • Kritiskt granska

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.