Standardiserade arbetssätt ger SKF ständiga förbättringar

Men så handlar det också om tillverkning där precision och noggrannhet är av yttersta vikt.

– Våra produkter är som bäst när de varken syns, hörs eller känns, som Cecilia Lack uttrycker det.

Utvecklats till fullfjädrat affärsledningssystem

För att säkra systematiken i arbetssätten har SKF sedan flera år tillbaka ett ledningssystem som allt mer utvecklats till ett fullfjädrat affärsledningssystem. Systemet är globalt och inbegriper alla processer överallt där SKF har verksamhet.

– Inte bara tillverkningen som en del tycks tro, utan all verksamhet, påpekar Cecilia Lack.

Ledningssystemet är certifierat mot flera standarder – Iso 9001 (kvalitet) och Iso 50001 (energiledning). Däremot ligger det systematiska arbetet enligt Iso 14001 (miljö) och Iso 45001 (arbetsmiljö) i en särskild del.

– Det beror på att lagar och regler inom dessa områden skiljer sig åt mellan olika länder. Ett ledningssystem som innefattar allt inom miljöledning skulle bli alltför omfattande. Däremot råder full transparens mellan systemen och för att uppfylla vårt gemensamma ledningssystem krävs också att man uppfyller kraven i det nationella miljöledningssystemet, förklarar Cecilia Lack.

Viktigt med internationella standarder

Att ledningssystemen är certifierade mot internationella standarder är en förutsättning i en global koncern som SKF. Företaget har i dag drygt 42 000 anställda i 130 länder och 87 fabriker. Alla medarbetare måste vara fullt synkade i sitt sätt att arbeta med kvalitetsutveckling. Det ska inte vara någon skillnad på ett lager ”Made in China” och ett som är ”Made in Sweden”.

– Huvudprincipen är att våra fabriker ska försörja den nationella marknaden – allt för att reducera transportbehoven och minimera de ekologiska fotavtrycken. Dock förekommer vissa undantag i till exempel Europa där fabrikerna i Sverige, Tyskland och Sverige var och en har specialkompetens inom ett specifikt område, berättar Cecilia Lack.

Ledningssystemet måste vara enkelt

Men hur välutvecklade, genomarbetade och heltäckande som ledningssystemen än är; om de inte är användarvänliga gör de ingen större nytta i den dagliga verksamheten. Det måste vara enkelt att hitta rätt instruktioner som följer standarderna och systemet lätt att uppdatera.

– SKF är ett företag med många kvalificerade experter som är drillade för att finna lösningar på avvikelser. Men ibland kan det gå lite för snabbt när man inte tar sig tid att gå till ledningssystemet. Första frågan måste alltid vara: har vi följt standarden? Gör man inte det är risken att det blir en lösning på symptom snarare än på grundorsak, säger Cecilia Lack.

Det är också viktigt att ledningssystemen inte uppfattas som stela och tråkiga, utan verkligen betraktas som förbättringsverktyg, menar hon. SKF:s eget leanbaserade produktionssystem – SKF Production System – illustreras med en bro som bärs upp av ett antal pelare. En av pelarna är ”standardiserat arbetssätt”, en annan ”ständiga förbättringar”, där ledningssystemen har en viktig roll.

– Med det vill vi visa att det inte råder något motsatsförhållande mellan de två begreppen – tvärtom kan standardiserade arbetssätt bidra till ständiga förbättringar, betonar Cecilia Lack.

Filmer ger instruktioner

SKF har tagit flera initiativ genom åren för att göra ledningssystemet lättillgängligt och enkelt att uppdatera. För att ytterligare sänka trösklarna har ett pilotprojekt nu inletts vid en fabrikerna i Göteborg för att knyta ledningssystemet ännu hårdare till den dagliga verksamheten.

Allt började med en allvarlig olycka för några år sedan, där en av avdelningens mest erfarna medarbetare skadades. I utredningen visade det sig att operatörerna av bara farten utförde vissa av arbetsmomenten på olika sätt och att avvikelserna från standard därmed ökade skaderiskerna. Konsekvensen blev att de skriftliga instruktionerna i ledningssystemet kompletterades med en enkel videofilm som i detalj visade hur momentet ska utföras på rätt sätt.

Viktigt för You Tube-generationen

Initiativet blev så väl mottaget bland operatörerna att ledningssystemet efter hand kompletterats med ett 50-tal små korta filmer som komplement till skriftliga instruktioner. Allt finns samlat på den sida som operatörerna på avdelningen själva byggt upp i anslutning till ledningssystemet och som har kopplingar till olika gränssnitt.

– Det kan ibland vara svårt att snabbt ta till sig en instruktion, inte minst för You Tube-generationen som hellre tittar på en film än läser en skriftlig instruktion. På det här sättet sänker vi trösklarna ytterligare till ledningssystemet, säger Cecilia Lack.

Filmerna har också ett stort värde vid tillverkningen av olika specialvarianter av lager som operatörerna kommer i kontakt med högst sporadiskt, kanske med flera års mellanrum.

– Nu har vi infört rutinen att så fort det är fråga om en specialbeställning ska man titta på filmen för att hålla sig up-to-date, förklarar Cecilia Lack.

Revision i flera lager

Men även i SKF Production System har standardiserat arbetssätt fått starkt genomslag. SKF håller på att införa en metod med så kallat ”defined work”, definierat arbetssätt i fabrikerna med tydliga instruktioner för olika manuella arbetsmoment.

För att göra systemet levande har man också kompletterat det med ”layered process audits” – på svenska revision i flera lager. Det är förebyggande revisioner av mindre arbetsmoment som är upplagda på ett liknande sätt som kontrollerande revisioner, men som utförs av medarbetarna själva, till exempel kollegor eller av chefer.

Revisionerna görs systematiskt med kortare intervall, ofta veckovis, i syfte att identifiera eventuella avvikelser från standard för att undvika att de dyker upp vid kontrollerande revisioner.

– Det har varit lite fritt valt arbete tidigare, konstaterar Cecilia Lack. Med definierat arbetssätt och layered process audits kommer eventuella avvikelser snabbt upp till ytan. Det kan ge besked om att följsamheten mot våra definierade arbetssätt måste förbättras eller att det finns behov av uppdatering av dem. Samtidigt skapar det ett engagemang kring kvalitetsfrågorna bland både chefer och övriga medarbetare.

Rullas ut globalt

Metoden med definierat arbetssätt och layered process audits har hittills införts i pilotkanaler inom tre fabriker samt ett lager i Göteborg men står nu i begrepp att rullas ut på bredden och globalt. Tidsplanen är inte helt bestämd, men målet är att det ska vara infört så snart som möjligt för att minimera variationer och eliminera förluster.

– Våra främsta prioriteringar är säkerhet, kvalitet och leverans. Och det åstadkommer vi bäst genom att på olika sätt upprätthålla arbetet med standarder i vår verksamhet, sammanfattar Cecilia Lack.