Modellen som gör arbetsmiljö till verksamhetsutveckling: ”Proaktivt från dag ett”

I Haninge kommun implementerades arbetsmiljömodellen 2022 och resultaten lät inte vänta på sig. Victoria Cavero, som 2023 klev in som enhetschef på Unga vuxna inom Socialförvaltningen, såg snabbt en tydlig skillnad hos personalen.

Synliga resultat i skärgårdskommunen

– Medarbetarna kan lättare se helheten nu och kan därav enklare prioritera, vilket lett till en minskad stress och ökad motivation. Ifall ens uppdrag är otydligt går mycket energi åt till att bara förstå och prioritera, säger hon.

Verktyget går ut på att skapa samsyn i arbetsplatsens uppdrag och att lägga fokus på främjande och utveckling, så kallade ”friskfaktorer”, snarare är riskfaktorer. 

Det centrala verktyget i arbetet är ”uppdragskartan”. Den förtydligar verksamhetens uppdrag, mål på kort och lång sikt samt vilka roller varje individ har i förhållande till dessa mål och uppdraget. Kartan tas fram i samarbete mellan chefer och medarbetare.

– Uppdragskartan visar på kärnan i vårt arbete. Nyanställda socialsekreterare känner ofta att de inte hinner med allt, framför allt dokumentation är något som lätt blir eftersläpande. Då kan jag peka på våra prioriteringar som visar att dokumentation är lägre prioriterat än andra uppgifter, vilket leder till tydlighet och mindre stress. 

Victoria Cavero betonar att dokumentationen fortfarande ska göras, men att den inte ska gå före själva kärnuppdraget. Hon klev in som enhetschef efter att införandearbetet av verktyget redan påbörjats år 2023. Hennes bidrag blev att implementera arbetet ännu mer in i avdelningens systematiska arbetsmiljöarbete.

– Vi har APT, arbetsplatsträffar, tio gånger per år där vi jobbar löpande med bland annat resultaten från medarbetarundersökningen, kvalitet för att förbättra verksamheten och att jobba med målen och uppdaterar uppdragskartan vid behov. På det sättet hålls verktyget relevant och levande. 

Halverad sjukfrånvaro på simhallen

Kommunens nybyggda badhus, Torvalla sim- och sporthall, var även de snabba att ta upp kommunens nya arbetssätt. I höstas intervjuades Johan Björkström, enhetschef, av tidskriften Allt om arbetsmiljö och kunde bland annat meddela att sjukfrånvaron halverats på simhallen:  

–  Vi hade otydlighet i roller, uppdrag och mandat. Det hjälpte när vi fick tydlighet i vilka förväntningar som fanns på oss. Och vi fick prata mycket om hur vi upplevde olika saker på arbetet, det gjorde att vi fick en förståelse för varandra som inte fanns innan, sa Johan Björkström till Allt om arbetsmiljö.

Arkitekten bakom modellen

Linda Öhman är HR-strategen och verksamhetsutvecklaren bakom arbetsmiljömodellen.

Hon hade varit anställd som strateg i Nynäshamns kommun i sju år när hon blev projektledare för ”Jaget, laget och uppdraget” år 2016. Bakom det snitsiga namnet gömde sig det som senare skulle utvecklas till Öhmans signum för att förbättra de arbetsplatser hon arbetat med som utvecklare.  

– Med stöd i forskning byggde vi en slimmad process som kan integreras i det lagstadgade systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet är att skapa en samsyn om uppdraget och utveckla förutsättningarna för både ledning och medarbetare, berättar Öhman.

Hon menar att stressproblematik generellt inte är ett individproblem och att organisatoriska faktorer påverkar. Det innebär att problemen fortfarande kan kvarstå även efter att individuell rehabilitering genomförts ifall arbetsmiljön fortfarande upplevs som stressig.

Från förebyggande till främjande skyddsarbete

Här vill hon därför skilja på ett främjande och ett förebyggande arbetsmiljöarbete. I ett förebyggande arbete görs skyddsronder och riskbedömer eventuella risker. I ett främjande arbetssätt utgår arbetet från ständiga förbättringar med uppdraget som ledstjärna – och i detta fall: uppdragskartan.  

– Det vill säga, vi väntar inte på att medarbetare rapporterar att de känner sig stressade eller att kärnuppdraget är otydligt utan vi arbetar proaktivt med frågorna från dag ett. Arbetsmiljöarbetet kan bli en källa till innovation och öka möjligheterna för att nå verksamhetens mål ifall man släpper fokuset på bara riskbedömning. Då får arbetsmiljöarbetet en riktning.

Projektet i Nynäshamn beviljades 27 miljoner kronor från Europeiska socialfonden och som följd av långsiktigheten i arbetssättet har Linda Öhman även valt att samla insikterna från arbetet med i en kommande bok.

Öhmans viktigaste steg för att arbeta proaktivt:

1. Samsyn om uppdraget på gruppnivå och ständig utveckling av friskfaktorer. Det vill säga: vad behöver vi för att kunna må bra och utföra vårt arbete?
2. Påbörja utvecklingsarbetet för att utveckla både arbetsmiljö och verksamhet.
3. Följ upp insatserna – räkna enligt Linda Öhman med att lägga ”20 procent på att aktivera en förändring och 80 procent av tiden på att följa upp att utvecklingen fått effekt”. 

Åsa Gutesten är HR-strateg i Nynäshamns kommun, hon var med och bistod i utvecklingen av arbetsmiljömodellen och i integreringen med systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. 

– I Nynäshamns kommun hette projektet Hälsofrämjande arbetsliv och vi hade en metod som kallades OSA-dialogen. Delar av OSA-dialogen har förts in i den årliga medarbetarundersökningen och i uppdragsdialoger. Delar av metoden har också lyfts in i SAM som åtgärder utifrån identifierade arbetsmiljöproblem så som stresshantering och uppdragsdialoger.

Vilka effekter har ni kunnat se av arbetet?
– Vi har sett en kompetenshöjning hos chefer, medarbetare och fackliga rörande OSA. Metoden skapade också möjlighet till ökad delaktighet för medarbetare samt stärkt dialog i frågor om verksamhet och arbetsmiljö. I och med att HR-resurser stöttade verksamheterna att genomföra metoden så kom HR närmre verksamheten och fick ökad kännedom om utmaningar.