Hybridkontoret bara början på framtiden

Sommarläsning Trots att arbetslivet har förändrats radikalt under pandemin är det bara början på ett nytt framtidsscenario. Nya smarta tekniska lösningar väntar som effektiviserar arbetet på våra ”hybridkontor”, menar Niklas Olsson Hellström, vd för Uclarity.

Hybridkontoret bara början på framtiden
Det är inte tekniken utan främst en förändrad kultur som bidragit till distansarbetets utveckling under pandemin, menar Niklas Olsson Hellström.

Med pandemin har digitaliseringen tagit sjumilakliv, konstaterar Niklas Olsson Hellström, som leder ett av Nordens ledande rådgivningsföretag specialiserat på digital kommunikation och digitala möten.

– De bolag som vi jobbar med har på ett år säkert tagit tre år framåt i sin digitala utveckling. Men det beror inte på att det kommit en massa nya smarta tekniska lösningar, utan främst på en förändrad kultur. Det som tidigare ansågs omöjligt eller till och med förbjudet, som till exempel att arbeta hemifrån, har nu blivit ”det nya normala”, konstaterar han.

Fakta

Niklas Olsson Hellström.

Ålder: 46 år.
Familj: Hustru och ett barn, 5 år.
Bor: Villa i Älta.
Intressen: Padel, musik, natur.

Drivkraft: Nyfikenhet, öppenhet för nya saker, genuint intresse av att förstå hur saker och ting fungerar.

Niklas Olsson Hellström har flera decenniers erfarenhet av digitalisering och kan med facit i hand se vad som lett fram till den situation som vi befinner oss i idag. 1999 anställdes han på it-företaget Digital Equipment som senare fusionerades med Compaq, som i sin tur slogs samman med Hewlett Packard.

– På den tiden var det stor hype kring trådlösa nätverk, bärbara datorer och handdatorer. Tillsammans med olika partners som Microsoft och Cisco utvecklade vi nya lösningar med sikte på att länka teknik till mänskliga behov. Några år in på 00-talet började det bli stort med e-post i mobilen, speciellt efter att Microsoft och Nokia kommit överens, och när företagens se-post blev tillgänglig på den då största mobila konsumentplattformen tog det fart på allvar, berättar han.

iPhone gav aha-upplevelse

Men det var först med lanseringen av den första iPhonen 2007 som Niklas Olsson Hellström fick den riktigt stora aha-upplevelsen och insikten om vad som var i görningen.

– Några veckor efter lanseringen var jag på besök i New York och gick in på Apple Store på Femte Avenyn. När jag tog iPhonen i min hand förstod jag att det var framtiden, att det var en produkt som skulle komma att revolutionera vårt arbetsliv eller kanske mer hela vårt liv, säger han.

Det var också bakgrunden till att han ett år senare startade Uclarity tillsammans med tre kompanjoner i syfte att vägleda företag kring digitala möten och arbetssätt. Företaget har i dag 25 medarbetare på huvudkontoret i Stockholm samt lokalkontoren i Göteborg och Malmö.

Explosionsartat intresse

– Redan för ett par år sedan blev det väldigt mycket prat om digitalisering och successiv övergång till digital kommunikation och digitala möten. Men marknaden kring den digitala arbetsplatsen var fragmenterad och svårhanterad, vilket gjorde att det snarare blev ”unify confusion” än ”unify communication”, konstaterar Niklas Olsson Hellström.

Det fick till följd att de flesta stod och stampade på samma ställe istället för att gå framåt i sin digitala utveckling. Men med pandemin har företag och organisationer mer eller mindre tvingats in i nya beteendemönster. Så gott som alla som har möjlighet arbetar i dag hemifrån på hel- eller deltid, trots de påfrestningar som det innebär.

– Undersökningar visar till exempel att vi kan hålla fokus i digitala möten i max 30 – 40 minuter på grund av att hjärnan måste processa så många fler intryck än i ett fysiskt möte, säger Niklas Olsson Hellström.

Nya framtidsmöjligheter

Men även om distansarbete och digitala möten nu blivit det nya normala har vi än så länge bara snuddat vid framtidsmöjligheterna, konstaterar han. Paradoxen som nu styr utvecklingen är att många vill fortsätta arbeta hemifrån samtidigt som man saknar sin ordinarie arbetsplats och umgänget med jobbarkompisarna.

En färsk undersökning från Tele2 visar att vi i snitt vill fortsätta jobba hemifrån två dagar i veckan när pandemin väl släppt greppet om Sverige – en ökning med 250 procent sedan motsvarande mätning i februari 2020.

Niklas Olsson Hellström förutspår därför att fler tjänster är i antågande i syfte att förena det bästa av två världar och effektivisera detta hybridkontor.

En teknik som i årtionden levt i skymundan, men som nu kan komma att få sitt stora genombrott är hologram. Med hjälp av laserljus skapas realistiska, tredimensionella bilder av till exempel deltagarna i ett digitalt möte.

– Första gången jag kom i kontakt med tekniken var vid en presentation av Cisco 2007. Sedan dess har vi inte kommit en meter längre. Men nu är det inte otänkbart att intresset tar fart – kanske med spelvärlden som främsta motor, säger Niklas Olsson Hellström.

Mixed reality

Det som möjligen kan ligga ännu närmare i tiden är vad som benämns som ”mixed reality”, det vill säga en sammanslagning av verkliga och virtuella miljöer där fysiska och digitala deltagare kan interagera med varandra i realtid med hjälp av VR-teknik (virtual reality).

Även Facebook har tagit sig an problemet och lanserat Infinite Office, en intelligent plattform som även den bygger på VR-teknik och som innebär att vi i princip kan ta med hela kontoret hem.

Men med ökat hemarbete ökar också intresset för att använda privata digitala verktyg även i jobbet. En undersökning från amerikanska Gartner förutspår att vi snart står inför det stora genombrottet för BYOE (Bring Your Own Enhancements) och BYOIoT (Bring Your Own Internet-of-Things) som till exempel smarta hörlurar, glasögon och inopererade chip.

– Många företag har tidigare haft en instinktiv rädsla för den typen av teknik. Vilka säkerhetsrisker är förknippade med till exempel smarta hörlurar som proaktivt lyssnar av vad vi säger och förser oss med relevant information? Men i takt med att företagen inser att informationsövertag också ger konkurrensfördelar kommer hindren sannolikt också att försvinna, säger Niklas Olsson Hellström.

Blockkedjeteknik

Men även om säkerhetsriskerna inte ska överdrivas ser Niklas Olsson Hellström ändå ett behov av att lansering av ny teknik också kopplas med en satsning på informationssäkerhet. En metod som kan komma till användning är blockkedjetekniken, som har sitt ursprung i kryptovalutan bitcoin.

Den kan närmast beskrivas som en decentraliserad databas där alla parter i kedjan delar på informationen. Det finns alltså ingen central huvuddator som har kontroll över informationen – informationen finns istället lagrad på många datorer i ett öppet, distribuerat system som visar alla händelser och transaktioner. All information är transparent och ingen enskild i kedjan kan gå in och manipulera informationen.

Ett fenomen som Niklas Olsson Hellström varnar för är så kallat ”deepfake”, det vill säga en teknik som gör det möjligt att framställa en syntetisk röst, bild eller video.

– Man kan redan i dag manipulera både utseende och röst på en individ. När vi då kommunicerar med någon – hur kan vi då vara säkra på att informationen är korrekt? Hur ska ett företag kunna vara säker på att de fakta de grundar sin strategi och sina affärsplaner på är riktigt och sant? Därför blir det allt viktigare att det beslutsunderlag som används i verksamheterna också är kvalitetssäkrat, betonar han.

Låg mognadsgrad

Många nya tekniska lösningar är alltså i antågande och öppnar nya möjligheter både i privat- och arbetslivet. Dock är mognadsgraden fortfarande alltför låg på sina håll. Äkta digitalisering handlar inte om att ersätta dagens manuella hantering med digitala lösningar, utan att hitta nya vägar i likhet med Spotify, Klarna och Tesla, menar Niklas Olsson Hellström.

– Tyvärr är det fortfarande bakåtsträvarna som sätter agendan och bestämmer vad vi får och inte får göra. Kanske har det med vår konsensuskultur att göra. Det som vi ändå lärt oss under pandemin är att sätta fokus på möjligheterna snarare än på hindren. Och det gäller att vi fortsätter med även efter att krisen blåst över, understryker Niklas Olsson Hellström.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.