Nu är det bråttom att ställa om till e-faktura

Offentlig verksamhet Den 1 april i år blir det lag på att alla inköp som görs inom offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Men fortfarande är det bara två av tio småföretag som förberett sig inför det nya lagkravet, visar en undersökning från Myndigheten för digital förvaltning.

Nu är det bråttom att ställa om till e-faktura

Kravet på e-faktura bygger på ett EU-direktiv som nu införs i svensk lagstiftning. Minimikravet i direktivet är att offentlig sektor ska kunna hantera e-fakturor. Men Sverige har gått ett steg längre i sin tillämpning genom att inte bara ställa krav på att stat, landsting, regioner och kommuner ska kunna ta emot e-fakturor, utan även att leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium

Läs vidare – starta din prenumeration

Redan prenumerant?

– Elektroniska fakturor har använts i Sverige ett drygt decennium. Nu är det dags att ta ett större strategiskt grepp för att utnyttja de effektivitetsvinster som finns att hämta i en bredare användning av e-fakturor. Enbart på kostnadssidan uppskattar regeringen besparingspotentialen till cirka 1,4 miljarder kronor under en sjuårsperiod, säger Anderz Petersson, utredare på Myndigheten för digital förvaltning – DIGG – som ansvarar för att informera om lagen samt ge råd och stöd till berörda parter.

Läs även: Viktigt följa upp upphandlingen.

Kravet på e-faktura gäller alla upphandlingar och direktinköp som påbörjas efter den 1 april i år. Ett avtal som tecknats dessförinnan och som inte innehåller någon reglering om e-faktura omfattas alltså inte så länge avtalstiden pågår.

Krav på ny standard

I kraven ingår också att e-fakturorna ska följa ett strukturerat elektroniskt format. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor accepteras inte.

Den europeiska standardiseringsorganisationen CEN har utarbetat en standard – EN 16931-1 – som i Sverige heter PEPPOL BIS Billing 3 och som ska användas om inget annat finns avtalat.

– Många beställare och leverantörer inom offentlig sektor använder exempelvis i dag standarden Svefaktura. Det är ett elektroniskt format som även i fortsättningen kan accepteras för fakturering om båda parter är överens om det, förklarar Anderz Petersson.

Totalt är det drygt 200 000 leverantörer som påverkas av den nya lagen. Men fortfarande är det många som ännu inte förberett sig. Enligt de undersökningar som genomförts på uppdrag av Digg är det endast cirka 20 procent av alla företag med under 50 anställda som använder e-faktura i dag – trots att så många som vart tredje företag fakturerat offentlig sektor de senaste 90 dagarna.

– Vi råder småföretagare med kunder i offentlig sektor att snarast säkerställa att e-faktureringen kan lösas, säger Anderz Petersson.

För att underlätta för mindre företag att klara lagkraven ska statliga myndigheter tillhandahålla en fakturaportal på webben där leverantörer manuellt kan skapa en e-faktura. DIGG har också ett förslag som innebär att även resten av offentlig sektor ska erbjuda sina leverantörer motsvarande portal senare i höst.

– Även om de nya kraven är förenade med en viss omställning är förhoppningen att de på sikt ska gynna båda köpare och säljare. Hanteringen blir smidigare och ger inte minst köparna en ökad kontroll på sina inköp, säger Anderz Petersson.

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.