Inga produkter i varukorgen.
Så undviker du flodhästeffekten – och skapar pålitliga beslutsprocesser
Kvalitetskultur Teorin om HiPPO (highest payed person’s opinion) handlar om att den högst avlönade på kontoret – oftast högsta chefen – får veto i ett beslutsfattande enbart på grund av sin position. Kvalitetsmagasinet har pratat med målstyrningsexperten Johannes Ingerby om hur man undviker att detta skadar verksamheten, och om det finns situationer då HiPPO är helt rätt.
Johannes Ingerby. Foto: Ellinor Gotby Eriksson och Stockphoto
Hur säkerställer vi att vi tar beslut i linje med vår strategi? Det är en vanlig frågeställning som Johannes Ingerby möter i sitt arbete som målstyrningsexpert på The Information Company. De företag som lyckas bäst med att frigöra organisationens fulla potential är de som dels sätter tydliga mål – men framför allt följer upp de mål man har satt upp. Vid uppföljning är fakta, reflektion och analyser helt centralt för att nå framgång. Annars präglas uppföljningsmötena av åsikter om varför vi tror att vi presterar som vi gör, vilket sällan föder motivation – utan tvärtom ger utrymme för den så kallade HiPPO-effekten.
– Har vi bara åsikter att utgå ifrån är det lätt att den högsta chefens åsikter får företräde i stället för den eller de som har bäst kompetens och förutsättning att fatta rätt beslut, säger Johannes Ingerby.
Ibland motiverat med Hippo
Hippo-beslut beskrivs ofta som en kraft som riskerar att döda kreativitet och initiativförmåga. Samtidigt menar Johannes Ingerby att det gäller att vara försiktig så att Hippo-begreppet inte misstolkas som att chefer inte får eller ska fatta egna beslut. I vissa lägen bör man kunna lita på att en överordnad faktiskt har sin position på grund av erfarenhet och kompetens. Nyckeln ligger i att kunna utröna vilka beslutsprocesser som ”the highest payed person” ska ha slutordet i och vilka beslut som behöver överläggas mer noggrant.
Ett sätt att minska risken för Hippo-effekten menar Johannes Ingerby är i första hand att skapa en datadriven kultur där man strävar efter fakta före åsikter. Genom att utgå ifrån fakta blir det enklare för andra individer med kompetens i frågan att komma till tals.
– Att sträva efter faktaunderlag för sina beslut är bra, det minskar verkligen risken för Hippo-effekten. Sedan innebär det såklart i praktiken inte att vi kan utgå ifrån fakta i alla våra beslut eftersom det kräver tillgång till data, rätt kompetens för att ställa rätt form av analytiska frågor, och inte minst tid till att analysera. Fakta är bra men det är inte enda lösningen för att undvika Hippo-effekten.
Yngre bra på transparens
Ytterligare ett sätt att minimera risken för Hippo-effekten är att delegera ansvar och mandat i organisationen. Ett delegerat ansvar och mandat i givna frågor skapar legitimitet för andras kompetens och åsikter vilket ökar sannolikheten för att bästa argumentet vinner i avsaknad av fakta, anser Johannes Ingerby.
Ett tredje sätt att minska Hippoeffekten anser Johannes Ingerby är att fokusera på att aktivt arbeta för att skapa en psykologiskt trygg arbetsplats där medarbetare får komma till tals och vågar säga ifrån, göra fel, och även ifrågasätta andras åsikter för verksamhetens bästa. Arbetsmarknadens yngsta kompetens, generation Z, beskrivs ofta som mindre konformistiska och mer självsäkra.
– Om man generaliserar en aning upplever jag att yngre personer är lojala där det är logiskt att vara lojal, medan en äldre generation kan vara lojala lite mer urskillningslöst – för att man tänker att man bör respektera den som betalar ens lön vilket kan hämma en öppen och ifrågasättande kultur. Här kan nog generation Z bidra positivt, säger Johannes Ingerby.
Slopa gamla hjulspår
I många samhällen och kulturer är HiPPO-beslut en självklarhet. Johannes Ingerby tror inte att Sveriges arbetsmarknad – som har en arbetskultur som oftast präglad av jämlikhetsideal – är isolerad från den typen av beslut. Men han tror att det i Sverige ofta beror mer på okunskap och slentrian än maktlystna chefer.
– Vi är generellt sett ganska dåliga att ha fakta som utgångspunkt, vi springer gärna på i gamla spår och då är det lätt att hemfalla till HiPPO-beslut. Vi söker också ofta konsensusbeslut vilket kan öka risken för att Hippobeslut uppstår genom att vi ibland söker chefens godkännande för något som vi egentligen själva har mandat att fatta beslut kring.
Enligt Johannes Ingerby kan en organisation undvika Hippo-beslut genom att:
- Tydliggöra mandat och mål – Vem ansvarar för vad? Vilka mandat har olika yrkesgrupper, och vilka egna mål och beslutsprocesser äger de olika kompetenserna? En väl fungerande målstyrning skapar tydlighet i vem som bör fatta olika beslut.
- Skapa psykologisk trygghet – det måste få vara okej att prova saker utan att veta på förhand om det kommer att lyckas eller inte. Om man bara gör tydliga mandat och sätter relevanta mål men har en bestraffningskultur vid misslyckanden, då kommer man ändå inte kunna frigöra innovation eller få de anställda att belysa felaktigheter. Här handlar det om att gå från ord till handling, inte bara säga att man har ett accepterande klimat – utan aktivt bygga trygga rum där anställda kan tänka fritt och förväntas ifrågasätta även chefens åsikt.
- Investera i analysförmåga – den sista punkten handlar om att både investera i system som gör att vi får tillgång till data – och därmed fakta – och att satsa på dedikerade resurser i form av statistiker eller controllers som stöttar verksamheten, eller helt enkelt lyfta olika medarbetares förmåga att tolka sin egen data.
