Så skapas ett lyckat aktivitetsbaserat kontor

Chalmersforskaren Maral Babapour har genom två fallstudier undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig, sina processer och miljön för att kunna trivas och jobba effektivt i flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid.

– Det tydligaste i jämförelsen mellan de två fallen är att det är avgörande med gemensamma anpassningar av det aktivitetsbaserade kontoret. Då skapas en känsla av ägandeskap över arbetsplatsen. Det är också nödvändigt att arbeta systematiskt och kontinuerligt med feedback från medarbetare för att kunna åtgärda störningar, säger Maral Babapour, som är verksam på avdelningen Design & Human Factors vid Institutionen för industri- och materialvetenskap på Chalmers.

Stora skillnader mellan fallen

I det ena fallet fanns det inte någon systematik, utan endast enstaka möten, för att ta vara på medarbetarna synpunkter om problem. Personalen upplevde att de hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation, och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen.

– I det andra fallet, där personalen haft stort inflytande över utformningen, ökade också nöjdheten över tid. Till och med prestationen upplevdes ha fått en positiv inverkan, säger Maral Babapour.

Här arbetade linjechefer och processteam med att utveckla rutiner för att förbättra användandet av det flexibla aktivitetsbaserade kontoret. Utvärderingar och förbättringar av arbetsmiljön drevs aktivt. Ett forum med representanter från både ledning och personal skapades för att varje månad diskutera förbättringar. Det inrättades även en helpdesk, för att snabbare kunna åtgärda problem, till exempel om utrustning saknades. Med utgångspunkt från den input man fick anpassades arbetsplatsen också faktiskt till personalens behov.

Skapa gemensam känsla

– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas krävs det att man etablerar en kontinuerlig, proaktiv och inkluderande process för arbetsmiljöarbete. Det gäller både att ta tag i arbetsmiljöproblem och att skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, menar Maral Babapour.

Läs även: Aktivitetsbaserade kontor kan ge sämre ergonomi

Flexibla aktivitetsbaserade kontor saknar personliga arbetsstationer. I stället väljer varje medarbetare en lämplig plats med utgångspunkt från vilken aktivitet som ska utföras just för tillfället. Syftet med att välja den typen av kontor är till exempel att öka produktiviteten, minska energiförbrukningen och generellt sänka lokalkostnaderna.

Maral Babapours aktuella studie bekräftar och förklarar tidigare forskning på området, som framstått som motstridig.

– Tidigare forskning har visat på problem med aktivitetsbaserade kontor. Medarbetare upplever att det är svårt att hitta sina kollegor eller tar för mycket tid att byta plats ofta. Andra svårigheter kan vara att regler ignoreras, eller att det skapas ett inofficiellt ägarskap över vissa arbetsstationer, säger hon.

Läs även: Bättre arbetsmiljö i små grupper

Det förekommer till och med att personer överväger att byta jobb på grund av arbetsmiljöproblem i aktivitetsbaserade kontor.

– Men samtidigt är resultaten inte entydiga. Det finns även studier som visar på positiva effekter när det gäller upplevd prestation. Upplevelsen kan också ändras efterhand, och tidiga positiva upplevelser kan avta när den första nyfikenheten har lagt sig, säger Maral Babapour.