Offentlig kvalitetsutveckling kräver ökad digitalisering

Verksamhetsutveckling Digitalisering lyfts fram av Sveriges Kommuner och Regioner som en grundförutsättning för att klara kvaliteten på framtidens välfärdstjänster. Men samtidigt finns det hinder, inte minst juridiskt, som sätter käppar i hjulet, konstaterar Louise Callenberg, sektionschef för digital samverkan och förnyelse på avdelningen för digitalisering på SKR.

Offentlig kvalitetsutveckling kräver ökad digitalisering
Generellt för att nå framgång med digitalisering krävs samma angreppssätt som med kvalitetsutveckling, menar Louise Callenberg, SKL. Foto SKL.

Digitalisering står högt på agendan i de flesta kommuner och regioner, inte minst som ett sätt att kunna klara de stora utmaningar som välfärdssektorn står inför.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium

Läs vidare – starta din prenumeration

Redan prenumerant?

Den så kallade försörjningskvoten, alltså hur många personer som varje person i arbetsför ålder behöver försörja utöver sig själv, är på väg att nå sin högsta punkt på 100 år. Idag ligger den på 76,8 men beräknas år 2030 stiga till 80,7, enligt Ekonomifakta.

– Belastningen är särskilt stor inom välfärdssektorn, som redan i dag har problem att rekrytera tillräckligt med personal, förklarar Louise Callenberg.

Löser framtidsproblem

Digitaliseringen pekas därför ut som ett svar på framtidsfrågorna. Genom att ställa om till smartare arbetssätt och automatisera rutinbundna arbetsuppgifter finns det goda chanser att klara välfärdens utmaningar med bibehållen kvalitet, menar SKR.

– Digitalisering är aldrig ett mål i sig. Det är däremot en högkvalitativ och likvärdig vård och skola, en effektiv och hållbar stadsbyggnadsprocess samt en öppen, serviceinriktad och tillgänglig förvaltning. Och det kan vi förhoppningsvis leverera genom ökad digitalisering, betonar Louise Callenberg.

Klassisk verksamhetsutveckling

Generellt för att nå framgång med digitalisering krävs samma angreppssätt som med kvalitetsutveckling, menar Louise Callenberg. Digitalisering handlar om klassisk verksamhetsutveckling – hur förbättrade produkter, tjänster och processer kan komma till nytta för användarna och skapa högre inre effektivitet.

– Det händer allt som oftast att man talar om digitalisering som en besparingsåtgärd och ett sätt att uppnå ökad resurseffektivitet. Det är viktigt – men digitalisering handlar i minst lika hög utsträckning om kvalitetsutveckling med möjligheter till ökad likvärdighet och rättssäkerhet. Oavsett var man bor i Sverige kan digitaliseringen bidra till att man som medborgare har tillgång till samma grundnivå på de offentliga tjänsterna, sammanfattar Louise Callenberg.

Ny strategi

För att åstadkomma en nationell kraftsamling och peka ut riktningen för offentlig digitalisering fastställde SKR tidigare i år strategin ”Utveckling i en digital tid”. Strategin har även inlemmats i den senaste versionen av Kommunkompassen, det verktyg som kommuner kan använda för att utvärdera sin verksamhet och lyfta fram de förutsättningar som behövs för att kunna hantera framtidens utmaningar.

I strategin definieras bland annat fem framgångsfaktorer för digital utveckling inom kommuner och regioner:

  1. Planera och följ upp förnyelse och digitalisering
  2. Kraftsamla kring nationella strategiska initiativ
  3. Återanvänd erfarenheter och lösningar
  4. Skapa balans mellan kort och långt perspektiv och mellan innovation och förvaltningsbarhet
  5. Medskapa inom och utanför sektorn

– Det är viktigt att utvecklingen hela tiden sker i samförstånd med användarna. Därför måste det finnas en samverkande process för digital service med utgångspunkt från invånarnas och medarbetarnas behov, förklarar Louise Callenberg.

Principen om självstyre

De mätningar som gjorts visar också att digitaliseringen går i rätt riktning ute i kommuner och regioner – men i många fall i alltför långsam takt. En hämsko är principen om kommunalt och regionalt självstyre som bromsar möjligheterna till erfarenhetsutbyte och samverkan över gränserna.

Sverige var tidigt ute med digitalisering och varje kommun och region har genom åren upphandlat sina egna it-system som inte alltid kan kommunicera med varandra.

Ett tydligt exempel är hälso- och sjukvården där bristen på enhetligt journalsystem har att göra med olika systemstandard och rättsliga hinder. Den enskilde medborgaren kan visserligen ta del av sin egen medicinska journal. Men däremot kan information inte överföras automatiskt mellan olika vårdgivare på regional och kommunal nivå över hela landet och på så sätt följa individen.

– Hälso- och sjukvården har ett stort arbete framför sig samtidigt som det är ett område som är extremt informationstungt, säger Louise Callenberg.

Ett nationellt arbete har därför inletts på initiativ av SKR för att offentliga verksamheter, bland annat inom vården, i större utsträckning ska kunna använda så kallade öppna källkoder och API:er (applikationsprogrammeringsgränssnitt) vid upphandlingar för att systemen ska kunna kommunicera med varandra.

– Lösningen är inte alltid att ha samma system, eftersom olika verksamheter arbetar på olika sätt. Men däremot är mycket vunnet med system som åtminstone kan ”prata” med varandra, konstaterar Louise Callenberg.

Juridiska hinder

Men det räcker heller inte att det finns en ambition ute i kommuner och regioner för att åstadkomma större samverkan kring digitalisering. Det krävs också att till exempel vissa juridiska hinder undanröjs.

– Om till exempel en kommun har ett smart it-system som även grannkommunen vill använda sätter lagen stopp för det. För att kunna implementera ett nytt system krävs först en marknadsanalys och därefter offentlig upphandling, säger Louise Callenberg.

Ett annat hinder gäller automatiserat beslutsfattande, där reglerna skiljer sig åt mellan statlig och kommunal förvaltning. 2018 reviderades förvaltningslagen, som styr statlig verksamhet, och öppnade upp för automatiserat beslutsfattande, medan kommunallagens bestämmelser inte ändrats på motsvarande sätt.

Därmed har kommuner inte samma möjligheter att använda ny teknik för att effektivisera och kvalitetssäkra sina processer i handläggningen av regelstyrda verksamheter som till exempel ekonomiskt bistånd och parkeringstillstånd.

En statlig utredning har nu tillsatts och ska bland annat ta ställning till hur möjligheterna till automatiserat beslutsfattande kan införas i kommuner och regioner. Utredningen kommer att presentera sina förslag i januari 2021.

– Vi har goda förhoppningar om att reglerna förändras och att kommuner och regioner får samma möjligheter som statliga myndigheter, säger Louise Callenberg.

 

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.