Så tar de tillvara på medarbetarnas idéer

– Linköpings kommun är ett lysande exempel på hur städer kan använda innovation för att omforma stadslandskapet, ta itu med demografiska och ekonomiska utmaningar och arbeta till förmån för sina invånare, sa Iliana Ivanova, kommissionsledamot för innovation, forskning, kultur, utbildning och ungdom när priset delades ut.

Det sprudlar av innovativa uppslag i kommunen. Det lokala innovationsarbetet i kommunen får extra kraft från den centrala enheten för utveckling och digitalisering på kommunledningsförvaltningen. Utvecklingsstratagen Helena Carlevald tar emot Kvalitetsmagasinet i ett mötesrum i Stadshuset.

Hon börjar med att berätta om resan som gjordes på Social- och omsorgsförvaltningen. Målet var att bygga en effektivare organisation med ett större helhetsansvar för både myndighetsutövning, beställning och uppföljning av stöd- vård och omsorg.

– Vi byggde en helt ny organisationsstruktur. Vi jobbade med kultur, nya roller och egentligen rev vi ner allt och byggde upp från grunden, säger Helena Carlevald som var en av förändringsledarna i processen. I arbetet framkom bland annat att medarbetare inte hade känt sig lyssnade till och att deras idéer inte alltid togs tillvara. Därför ville ledningen hitta ett smidigt sätt att möta upp mot detta.

Samarbete med startupbolag

Eftersom Linköpings kommun genom olika samverkansavtal har möjlighet att samarbeta med startup-bolag tog man här chansen. Ganska snabbt hittade man företaget Hives.co som har utvecklat ett verktyg där medarbetare både kan lämna in förslag och följa vad som händer med idéerna därefter.

– Vi kom på att vi behövde hitta ett sätt att smidigt, gärna digitalt, och enkelt ta tillvara våra medarbetares idéer. Tanken var att det även skulle bidra till andra viktiga värden genom att skapa ett engagemang kring vart vi är på väg och vilka utmaningar vi står inför och vill ha in idéer kring, berättar Helena Carlevald.

– När vi drog igång det här idéinsamlandet praktiskt var vi faktiskt lite modiga. Vi hade precis fått verktyget klart hos oss och knappt hunnit testa. Då var det samtidigt dags att samla Social- och omsorgsförvaltningens alla medarbetare på ett event för att fira och avsluta det stora förändringsarbetet. Vi passade då på att testa verktyget och låta alla lämna in idéer kring våra största utmaningar. Närmare 300 personer deltog.

Förbättringsförslag flödade in

Engagemanget var stort direkt och det flödande in förbättringsförslag. I verktyget kunde medarbetarna sen också följa hur idéerna prioriterades och arbetades med.

– Idéer som kommer in kan vara jättebra, men det man lär sig är att det också är väldigt viktigt att förklara vad utmaningen är som man vill lösa med hjälp av nya idéer. Ju tydligare man är i beskrivningen desto mer relevanta blir idéerna, säger Åsa Tjernvik, utvecklingsstrateg på Linköpings kommun och kollega med Helena Carlevald på enheten för utveckling och digitalisering.

Utvecklings- och digitaliseringenhetens uppdrag är bland annat att sprida smarta arbetssätt i den stora kommunorganisationen där det finns någonstans kring 12000 anställda.

– Vi kan aldrig tvinga en förvaltning att använda en lösning, men vi kan berätta hur den har gett bra resultat i andra delar av verksamheten. Då är det bra med verksamheter som vågar gå först, säger hon.

Alexander Wennerberg är en av grundarna av Hives.co. Han har varit med under införandet av verktyget och berättar att Linköpings kommun sticker ut på ett sätt i sitt innovationsarbete – både i jämförelse med privat och offentlig sektor.

– När man ska innovera måste man våga prova. När kommunen vågade testa under det här eventet så hade man inte förberett exakt hur man skulle ta hand om alla idéer. Hade man tänkt allt för mycket på alla processer som kommer efteråt så hade nog inte det här testet blivit av, säger han och fortsätter:

– Så att våga byta vingar och flyga ibland är otroligt viktigt. Annars är det lätt att innovationen stannar av.