Ronjasprång för Larvik

Fem år med ständiga underskott satte hård press på resurserna. Men istället för att som alla andra bara skära hårt satsade den norska kommunen Larvik på ett omfattande kvalitetsarbete.
Resultatet blev ekonomiskt överskott, nöjda medborgare, mer lojala och tillfredsställda medarbetare och en minskad sjukfrånvaro.

Man ska vara försiktig med att kalla något ett mirakel, speciellt när det handlar om kommuner. Det visar inte minst erfarenheterna från danska Farum som lyftes fram som en mönsterkommun, men som det senare visade sig hade lyft med otillåtna hjälpmedel.

Norska Larvik strax söder om Oslo har genomfört en förvandling som nästan skulle kunna liknas vid ett mirakel, men den här gången kan man konstatera att miraklet nästan bara består av hårt arbete.

– Jag tycker att vi med mycket arbete har visat att offentliga organisationer sitter inne med oerhört mycket kompetens som nästan aldrig används på rätt sätt, förklarar Einar Gaustad som är rådman i Larvik, kommunens högste tjänsteman.

Enheterna fick eget ansvar

Efter fem år i rad med ekonomiska underskott i mitten av 1990-talet var pressen på kommunens resurser hård. Lösningen för Larvik blev enkelt uttryckt en total revidering av hela verksamheten som mynnade ut i en omfördelning av resurserna och en förenklad organisation. Kommunledningen tog initiativ till att inbjuda alla kommunens knappt 3 000 anställda till att delta i förändringsarbetet som fick namnet Ronjasprånget.

Alla medarbetare fick möjlighet att lägga fram förslag till förändringar. Den kommunala brainstormingen fick till följd att organisationen plattades ut. Varje enhet, till exempel skola, daghem eller äldreboende, fick eget totalansvar för verksamheten.

– Kommunledningen lägger sig inte i vilka beslut de tar. Vi finns bara till som ett stöd för att hjälpa dem att genomföra besluten, förklarar Einar Gaustad.

Nådde sparmålen

Variationen mellan de 65 olika enheterna är stor. Verksamheterna skiljer sig mycket åt och antalet anställda är som minst tre och som störst mellan 300 och 400 personer. Men gemensamt var att engagemanget bland personalen ökade i lika snabb takt som ansvaret. Friheten att själva sätta mål, utveckla verksamheten och besluta om åtgärder ledde till att de sparmål som enheterna själva satte upp snabbt nåddes, och det med råge. På två år förbättrades kommunens ekonomiska resultat med 70 miljoner kronor.

– Redan 1999 vände ekonomin i positiv riktning, år 2000 gick vi plus och förra året blev överskottet 20 miljoner, berättar Einar Gaustad.

ISO 9001

Ronjasprånget var starten på förvandlingen av Larvik. Hösten 1999 startade man dessutom ett omfattande arbete med att införa kvalitetsledningssystemet ISO 9001 i hela kommunen. Det är det bara en kommun till i Norge som lyckats med. Arbetet tog ett och ett halvt år och på våren 2001 hade man infört såväl kvalitetsledningssystem som miljöledningsystemet ISO 14001.

– Vi kände att vi trots allt behövde en överbyggnad som kunde hålla i hop delarna i verksamheten, berättar Einar Gaustad.

Arbetet med ledningssystemen gjorde man till 95 procent med egna resurser. Tre kommunanställda, en sjuksköterska, en lärare och en ingenjör har tillsammans med enheterna tagit fram alla rutinerna och lyft hela processen med att införa ledningssystemen.

Bättre kvalitet

Besparingarna har alltså gjorts utan att anställda har sagts upp eller att verksamhet tagits bort. Enheternas ansvar och kvalitetsarbete har istället satt fokus på nya arbetssätt och förändrade arbetsrutiner.

– Vi tycker faktiskt att vi totalt sett har bättre kvalitet på verksamheten idag än vi hade förut. Årliga mätningar visar också att våra brukare är nöjda med de tjänster vi erbjuder, säger Einar Gaustad.

Han menar att den stora förändringen ligger i att kommunledningen vågat ge medarbetarna en större tillit.

– Det finns så mycket oanvänd kompetens i offentliga organisationer. Den stora frågan har hittills varit hur man ska kunna släppa lös den, men det tycker jag vi visat att man kan lyckas med, säger Einar Gaustad.

Årliga mätningar

För att säkerställa att kvaliteten inte blir lidande av besparingarna genomförs årliga mätningar både av medarbetarnas tillfredsställelse och av hur nöjda brukarna är. Enligt Einar Gaustad ligger brukarnas uppfattning om de kommunala tjänsterna på en oförändrad nivå, medan medarbetarnas tillfredsställelse och lojalitet har ökat. Mätningarna är en del av kommunens satsning på att även ta med mjuka nyckeltal i balansräkningen, vilket ska säkra att förändringarna också är hållbara på lång sikt.

– Mätningarna är bra eftersom vi får kunskap om ifall arbetet är framgångsrikt, men de ger oss också kunskap om på vilka områden vi kan bli bättre, förklarar Einar Gaustad.

Mätningarna bryts dessutom ner på enhetsnivå vilket leder till att varje enhet får ett bra underlag för att analysera sitt eget fortsatta förändringsarbete.

Fakta

Fakta Nyckeltal

I sitt arbete har Larvik valt att använda sig av en så kallad balanserad målstyrning. Det innebär att man, förutom hårda nyckeltal, även tar hänsyn till ett antal mjuka nyckeltal i balansräkningen. Dessa mjuka nyckeltal använder Larvik:

* Brukarkapital, visar förmågan att skapa nytta för invånarna och näringslivet.

* Humankapital, visar förmågan att ta tillvara medarbetarnas engagemang och kompetens.

* Strukturkapital, ett mått på hur bra man bygger system och struktur för att effektivt använda resurserna.

* Samhällskapital, förmågan att skapa livskvalitet och positivt resultat för samhället.

* Natur- och miljökapital, förmågan att förvalta en god miljö i arv till nästa generation.

* Kulturkapital, mått på hur man utvecklat och stärkt livskvaliteten genom olika former av kulturupplevelser.

Kunskapsmaterial

Bloggar

Böcker

Karriär

Ledare

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.