Så strukturerar du för att få bättre möten

Här kommer några konkreta tips från den amerikanska tidningen Harvard Business Review på hur du kan strukturera för att få effektivare möten.

1. Rensa agendan

Börja med att definiera vad gruppen ska åstadkomma. Ta bort alla punkter som kan utföras av en person utan att tas upp på ett möte. Fokusera på ämnen där det behövs synpunkter från gruppen.

2. Dela upp i kategorier

Det är lättast om samma typ av frågor diskuteras på ett möte i stället för att deltagarna kastas mellan helt olika nivåer. Undvik till exempel att prata om visioner på samma möte där ni tar upp löpande frågor.

3. Frekvens

Hur ofta ska olika ämnen upp på agendan? Diskutera aktuella frågor ofta medan mer långsiktiga frågor kan tas upp till exempel månadsvis.

4. Korta och långa möten

Vanliga avstämningsmöten ska vara så korta som möjligt, kanske 30 minuter eller ännu kortare, medan strategimöten behöver lång tid, kanske en halvdag, heldag eller mer.

5. Planera för det ni inte hinner

Boka in ett möte för punkter ni inte hinner. Planera så att i första hand de frågor som kan hanteras av en del av gruppen kan skjutas fram till ett ”overflowmöte”.

För de flesta företag och organisationer är en grundstruktur för möten att ha veckomöten för löpande frågor, utvecklingsmöten en gång i månaden och strategimöten en gång per kvartal. Så här kan de läggas upp.

Effektiva veckomöten

Veckomöten ska snabbt ta upp och klara av löpande frågor – men bara dem, var tydlig med vad som får tas upp.

Börja med att ge en övergripande bild av läget och gå sedan laget runt så att alla får rapportera vad som är på gång och vad som är prioriterat. Skriv ned vad som kommer fram och prioritera sedan snabbt vilka av de här sakerna ni måste diskutera under resten av mötet. Gå sedan igenom punkterna och besluta vad ni ska göra.

Avsluta när 10 procent av mötestiden återstår. Sammanfatta vad som ska göras, flytta det ni inte hann till ”overflowmötet” och kom överens om vad ni ska kommunicera ut från dagens möte.

Lyft er från vardagen

Ungefär en gång per månad behöver ni lyfta näsan ur de dagliga frågorna och ha ett utvecklingsmöte. Till skillnad från veckomöten behöver de här mötena vara noggrant förberedda. Utse gärna en ansvarig för varje punkt på agendan, en person som har till uppgift att skapa en bra diskussion.

Gå laget runt också på det här mötet, men rapportera om långsiktiga planer. Rapportera sedan om pågående projekt och om det finns nya rutiner för HR, redovisning etcetera. Utse också här en ansvarig för att skapa bra diskussioner.

Använd resten av mötet för att diskutera övergripande utvecklingsfrågor. Hur kan ni göra produktionen eller verksamheten bättre? Vad finns det för hinder som ni behöver röja undan?

Avrunda genom att summera hur ni går vidare och vad ni kan kommunicera ut från mötet.

Har ni rätt riktning?

Kanske två till sex gånger per år behöver ni diskutera och omvärdera er strategi genom att ha strategimöten.

Förbered ordentligt så att det blir hög nivå på diskussionerna. Skicka ut material i förväg som visar på nya perspektiv och börja gärna mötet med något oväntat, för att sätta en ton av öppenhet för nya influenser.

Börja med omvärldsbevakning. Hur förändras omvärlden och vad betyder det för er? Först efter att ni gjort det kan ni titta på er egen verksamhet och på siffror för er långsiktiga utveckling. Är ni på rätt väg och förändras ni i rätt hastighet?

Koka ihop det ni fått fram om omvärlden och er själva. Vilka är de viktigaste punkterna och hur kan ni agera på var och en av dem? Om ni får en lång lista, välj ut de viktigaste punkterna. Summera, bestäm hur ni går vidare och utse ansvariga.

Avgör vad som kan kommuniceras ut och vad som behöver vänta.

Källa: Harvard Business Review