Verksamhetskartan förenklar organisationers komplexitet

– Det kan vara bra att förstå vilken eller vilka kuggar var och en är. Det bryter silos genom att visa vilka som påverkas av ens arbete.

Som att lära sig världskartan

Verksamhetskartan hjälper till att föra resonemang på olika abstraktionsnivåer. Den behöver inte innehålla verksamhetens alla detaljer, men den hjälper till att visa hur olika kuggar är sammanlänkade, och vad organisationen faktiskt gör.

Namnet härstammar från ett tillfälle då upphovsmakarna på IRM hade kartlagt alla roller, funktioner, processer och all dokumentering – och slutresultatet blev som en extremt intrikat mindmap.

– ”Det är som ett universum, eller som vintergatan” ska kunden ha sagt vid en första anblick, berättar Cecilia Nordén.

Och visst kan en verksamhetskarta upplevas som övermäktig vid första anblick. Den är ju trots allt en grafisk spegling av en oerhört komplex verklighet.

– Men det är som när man lär sig världskartan. Man tar den i etapper, och så småningom kommer man att förstå hur allt hänger samman.

Men fördelarna med att göra en modell av sin verklighet är många. Till att börja med kan det vara ett utomordentligt onboarding-verktyg, berättar Cecilia Nordén och vd:n Johanna Montalvo.

– Kartan hjälper också organisationer att se var de ska börja när ett projekt ska dras i gång. Ett vanligt exempel är när man vill byta system och behöver få en förståelse för vart det slår, alltså var systemet används och vilken information som delas mellan olika delar av verksamheten via systemet.

– En karta ger inga svar, men det blir ett diskussionsunderlag.

IRM har till exempel varit med och sett verksamhetskartan hjälpa ett företag att lokalisera varför de flesta av deras projekt fallerade.

– Åtta projekt genomfördes samtidigt, och alla var förlagda på samma funktioner. Resultatet blev att ledningen avbröt sex av åtta projekt för att sluta överbelasta några enstaka personer, säger Nordén.

Missuppfattningar en utgångspunkt

Det kan ta lite tid att demonstrera hur all information och alla processer är sammankopplade, Cecilia Nordén har sammanfattat IRM:s modell i en bok, och ofta utbildas representanter från diverse organisationer i hur man skapar en verksamhetskarta. När IRM påbörjar den iterativa processen med kund så inleds samarbetet med att presentera så kallade ”missuppfattningar” – alltså grova förenklingar – om vad organisationerna i fråga håller på med dagligen.

– ”Det här är min senaste missuppfattning om vad vi håller på med! Vad säger du?” brukar vi fråga kunden. Då berättar de hur det egentligen ser ut, säger Cecilia Nordén.

– Målet är att alla ska enas om en verklighet. Det finns mycket i organisationer som inte definieras, men som måste göras begripligt när man tar ett steg tillbaka, säger Johanna Montalvo.

Framför allt hjälper modellen ledningar att fatta beslut om investeringar, men den kan användas av alla.

– Vi har inte oändligt med resurser, tid eller kunskap. Vi måste bli bättre på att prioritera – och sådant hjälper modellen till med, säger Nordén och Montalvo. Deras främsta tips till alla organisationer som upplever att de kämpar med att lokalisera var ”skon klämmer” i diverse utvecklingsprojekt är som följer.

– Prova göra din egen skiss!