Debatt: Har ISO 9001 orsakat större skador än nytta?

De senaste tio åren har jag dessutom arbetat som systemrevisor för ett par olika större certifieringsorgan, och efter ett hundratal granskningar av företag kan jag konstatera att nästan alla skapar oönskade kostnader på grund av att man inte förstått grundfilosofin med standarden eller att man har tagit lättvindigt på kraven

Det man inte är förstått är ISO 9001:s grundfilosofi, det vill säga att genom ett systematiskt arbetssätt säkerställa att med hjälp av verklig data kunna ta effektiva beslut som förhindrar att vi gör samma fel två gånger.

Ett dilemma är medarbetarsamtalen. Denna tidskrävande process som man måste göra är en ständig källa till huvudvärk. För det första står det ingenstans i ISO 9001 att man måste göra detta. Ofta hinns inte alla samtal med och det är tidskrävande och besvärligt att göra analysarbetet.

Det är denna typ av situation som underminerar ISO 9001:a rykte om att det bara skapas en massa pappersarbete som ingen har nytta av.

Vad är det 9001 är ute efter? Vi har inte alltid detta klart för oss. Standarden är väldigt snäll och låter oss välja hur vi skall göra för att möta kraven. Anpassa ledningssystemet till den egna verksamheten och inte tvärt om.

ISO 9001 är inte svårt, om man förstått syftet som faktiskt är att tjäna pengar genom att inte upprepa misstagen. Problemet är rädslan för regelverket.

En viktig del i ISO 9001 är de interna revisionerna. Internrevision är en egenkontroll av att man uppfyller kraven samt att man gör som man sagt. Väldigt många organisationer har inte förstått syftet så man stökar över revisionen en gång per år, eller ännu värre, tar in en konsult som gör detta då man inte har tid att göra den eller för att man inte har kompetensen.

Tänk nu så här, om man inte har kompetens att genomföra en internrevision, har man då kompetens för att skapa, driva och använda sitt ledningssystem?

En annan aspekt ur min synvinkel är att det knappast är trovärdigt att organisationen kan göra en värdeskapande internrevision på en eller ett par dagar. Internrevisionen är ett verktyg för organisationen för att förbättra sin verksamhet.

På grund av okunskap, både från oss revisorer och företagen själva har det skapat mer ”waste” än nytta. Genom att inte veta eller förstå den grundläggande tanken har man skapat mängder av olönsamma moment som till exempel mätningar man gör av gammal hävd, data som skrivs på papper för att förvaras i en pärm med mera.

Här är några förslag för att hålla certifikatet levande.

Typiska områden som brister är avvikelsehanteringen. Mät därför återkommande fel.

• Målstyrningen innebär att man mäter med ett intervall som gör att man kan reagera i tid.
• Skapa mål som är mätbara och där informationen lätt kan hämtas upp. Risken är annars att målstyrningen därför dör ut.
• Dela upp analysarbetet på respektive processägare istället och kom till möten förberedda med färdiga analyser och förslag på eventuella åtgärder.

Sören Mårtensson

Kaizentec Development AB