Se upp med förbättringsgapet

Marita Bergendahl och Lars Sörqvist, partner respektive vd för Sandholm Associates, bjöd i förra veckan in till en föreläsning där de diskuterade möjligheterna med att knyta ihop kunskapen kring förändringsledning med förbättringsarbete.

– Vi vill gärna starta förändringsarbeten för att lösa våra utmaningar, men hur vet vi att de leder till något bättre? Samtidigt har vi många förbättringsledare som upplever att det är svårt att få fart på förbättringsarbetet, de lyckas inte engagera medarbetarna, säger Lars Sörqvist och konstaterar att båda kompetenserna behövs.

Stå still är inget alternativ

Marita Bergendahl, som bland annat har grundat förändringsledningsnätverket ACMP:s svenska verksamhet, konstaterar att styrkan i förändringsledning är kunskapen om hur man leder människor i en förändring, medan styrkan i förbättringsledning är kunskapen om processutveckling och problemlösning.

– Vi har ofta kunskapen i verksamheten, men vi behöver få kultur och struktur att samverka. Problemet är att vi inte förstår varandra, vi pratar olika språk, säger hon.

Lars Sörqvist liknar kvalitetsarbete vid att gå upp i en rulltrappa som går nedåt. Att stå still är inget alternativ, du måste hela tiden utvecklas, bli bättre och sträva mot excellens. Utan ett ständigt pågående förbättringsarbete kommer du oundvikligen att halka efter. Och när du står längst ner i trappan och tittar upp mot toppen, där ut borde vara, så står du inför det som Lars Sörqvist kallar förbättringsgapet.

– Till slut kommer verkligheten ikapp, det kan vara dåliga resultat eller vikande marknadsandelar. Då vill ledningen sluta gapet snabbt, ageradet är det viktiga, men risken är att vi då drar igång förändringar som leder fel. Därför är det viktigt att vi jobbar i de små stegen även i förändring.

Fokus på varje aktivitet

Problemet som han ser det är att många driver ett förbättringsarbete som inte är knutet till den strategiska nivån. En undersökning som den amerikanska kvalitetsorganisationen ASQ står bakom har studerat skillnaden mellan verksamheter i världsklass och genomsnittet. Genomgående för verksamheter i världsklass är att de har knutit kvalitetsarbetet till kultur och organisation och kan se tydliga effekter av kvalitetsarbetet i sina resultat. De genomsnittliga verksamheterna har ingen aning, de ser inte kopplingen mellan kvalitet och resultat.

– Hur får vi in ett välfungerande förbättringsarbete på systemnivå, istället för att hamna i de akuta räddningsinsatserna, undrar Lars Sörqvist.

Något enkelt svar på detta finns det inte, det handlar om ett envist kontinuerligt nötande.

– Det finns inga snabba mirakelkurer. På samma sätt som du behöver lägga många timmars nötande på att bli världsstjärna i skidåkning så måste förbättringsarbetet pågå hela tiden, med fokus på varje aktivitet. Det tar många år, men det är de små stegen som ger energi, inte målet i sig.

Prata ledningens språk

Här kan kunskap om förändringsarbete vara till stor nytta.

– Utmaningen är att få det att hända, det handlar om kulturen. Därför är det viktigt att som förbättringsledare förstå grunderna i förändringsledning, säger Marita Bergendahl, och poängterar att det framför allt handlar om att få ledningen engagerad.

Lars Sörqvist håller med.

– Jag har aldrig sett ett förbättringsinitiativ som gått under på grund av medarbetarna, däremot många gånger på grund av ledningen. Medarbetarna ser möjligheterna men ledningen ger inte förutsättningarna.

För att lyckas som förbättringsledare tipsar han om att börja med de förbättringar som talar till ledningen. Inte de små enkla förbättringarna, utan de som visar på ekonomiska resultat. Annars tappar ledningen snart intresset och hakar på någon ny trend som lovar mirakel.

– Ledningen talar endast ett språk: pengar. Därför ska du se till att göra de projekt som levererar resultat om du vill fånga ledningens intresse.