I myndigheternas tjänst – ”Strukturen ska inte skapa hinder”

– Jag insåg ganska fort att ämnen som ledarskap, medarbetarskap, förbättringsarbete och utveckling av processer intresserade mig mer, säger hon.

Efter utbildningen har hon arbetat inom offentlig sektor i drygt 20 års tid i olika uppdrag, däribland som ekonomichef och kommunchef. Sedan tre år tillbaka får hon helhjärtat satsa på de frågor hon brinner för – som chef över kvalitet och metodstöd på Statens servicecenter, en myndighet som levererar administrativa tjänster till andra myndigheter samt ger vägledning i myndighetstjänster på servicekontor över hela landet.

– Men oavsett om jag varit internrevisor eller kommunchef har kvalitetsarbetet varit en del av vardagen, säger hon.

Hur definierar du begreppet kvalitet?

– För mig inom offentlig sektor handlar det om att medborgare ska få det de förväntar sig. Man kan också säga att kvalitetsarbetet utgår från individen, eftersom alla gemensamt ska driva utvecklingen framåt.

Vilket stöd har du från ledningen i ditt arbete?

– Jag har ett stort stöd och jag anser att det är A och O för att ett kvalitetsarbete överhuvudtaget ska kunna genomföras. Om en ledning inte kommunicerar tydliga förbättringsmål och prioriteringar så kan det bli svårt att skapa ett engagemang för en gemensam riktning inom verksamheten.

Vad driver dig i ditt uppdrag?

– Jag drivs av en stor nyfikenhet av att se helheten och att förenkla, förbättra och utveckla verksamheten för dem vi är till för.

Vad är kvalitetsprofessionens viktigaste uppgift?

– I mitt fall handlar det om att myndighetens (Statens servicecenter red.anm.) uppdrag utförs på ett bra sätt. Och för att det ska ske ska kvalitetsrollen både stötta och utmana medarbetarna. Vi måste coacha och utbilda på samma gång, för att skapa en systematik och trygghet inom organisationen – vi måste se till att alltid ha hela organisationens bästa för ögonen.

Vad är de största utmaningarna på din arbetsplats just nu?

– Just nu fokuserar vi mycket på att kartlägga och förbättra våra processer för att vi ska arbeta så enhetligt och effektivt som möjligt. Tidigare under året genomförde vi en organisationsförändring och nu ska processerna synkas och revideras enligt den nya organisatoriska strukturen.

Vad tror du är nyckeln till en framgångsrik förbättringsresa.

– Förankring, delaktighet, dialog och ett bra samarbete är de viktigaste beståndsdelarna i en förbättringsresa. Tydlighet i ansvar och roller behövs direkt från start.

Hur skapar man medarbetarengagemang?

– Medarbetarna måste känna att de har förtroende att själva lyfta förbättringsförslag och att de har möjlighet att faktiskt påverka. Det ska vara en del av allas vardag att prata om förbättringsarbete helt enkelt.

Vilka metoder och verktyg använder du i ditt arbete?

– När vi planerar, utför och följer upp vårt arbete använder vi oss bland annat av riskanalyser, processkartläggningar och vi strävar efter att arbeta med digitala verktyg. Genom processerna förstår vi vår verksamhet och det blir en språngbräda i förbättringsarbetet.

Har kvalitetsrollen förändrats sedan du började?

– Den största skillnaden nu mot då är att det sker mer i vardagen. Det blir en naturlig del i medarbetarskapet och chefskapet. Alla delar på ansvaret.

Hur arbetar du värdeskapande?

– Genom att lyssna inåt och se vilka behov som finns. Om man är lyhörd kan man också justera efter nya behov som dyker upp.

Hur ser du på balansen mellan struktur och kultur?

– Det är oerhört viktigt att det finns en balans däremellan även om man får vara medveten om att det inte är helt lätt alla gånger. Självklart ska det finnas strukturer kring att upprätta styrdokument och liknande, men strukturen ska inte vara ett hinder utan snarare förenkla för kulturen.