Därför är konflikten kring förbättring och förändring onödig i framtidens kvalitetsarbete

– Ja du, det handlar nog om att en del säger förändring fast de menar förbättring. Att orden definieras på olika sätt av olika personer kan leda till frustration hos vissa. Men jag har en klar bild av vad som är vad och hur man kan förhålla sig till begreppen, säger han.

Förändringsprocesser handlar om att göra något annorlunda, antingen på grund av förändringar i omvärlden eller förändringar inom verksamheten. Förbättringar är att göra samma sak fast bättre. Därför borde begreppen inte blandas ihop. De är ju väsensskilda, förklarar han.

– När jag arbetade på Ikea hade vi en metod för change management, alltså en förändringsledningsmetod. Men jag ansåg att det var en förbättringsmetod – eftersom det handlade om ständiga förbättringar, säger han.

Gemensamt språk avgörande

En förbättring handlar om att effektivisera eller förbättra en redan existerande process. På Ikea utgick Ulf Gustavsson från företagets förändringsledningsmodell när han förmedlade till arbetslagen att företaget stod inför oundvikliga förändringar, och att man därmed behövde förbättra arbetssätten.

– När man gör en förbättring tar man oftast avstamp från någonting. Det arbetet jag var inblandad i på Ikea handlade om digital transformation och att möta helt nya köpbeteenden från kunden. Det var en förändring. Vi konstaterade ”att här står vi nu, oavsett om vi tycker att det är bättre eller inte, men kunden ställer nya krav på oss och då vill vi förbättra processerna för att möta kundkraven och sälja våra produkter i flera kanaler”, säger han.

Precis som inom klassisk förändringsledning handlar förbättringsarbetet om att lyfta fram syftet med förbättringsinitiativet och skapa delaktighet hos alla berörda parter – allra främst de som ska genomföra den förmodade förbättringen.

– Det måste finnas en gemensam och konkret bild om vad som ska utföras och varför. Annars känns det inte som en förbättring utan bara som en meningslös förändring. Om vi är överens om vad som ska åstadkommas och varför spelar det ingen roll vad vi kallar själva uppgiften, säger Ulf Gustavsson.

Han minns tillbaka till 00-talets IT-projekt som ofta implementerades utan förvarning och utan förberedelse i arbetslagen.

– Man stängde av systemet och sa ”nu ska ni använda det här nya systemet istället, sätt igång!”. Från en dag till en annan skulle alla ändra arbetssätt. Det klart att det blev ett stort motstånd då. Idag vet de flesta verksamheter bättre än så och arbetar iterativt med förändringar.

”Sätt elefanten på en voi”

Han lyfter Qvalify som ytterligare ett exempel. Ett av värdeorden som företaget utgår ifrån är ”framåt”. Det öppnar upp för att förändringsprocesser aldrig är skrivna i sten, vilket i sin tur öppnar upp för ett företagsklimat där alla bjuds in till att bidra till förbättringar samt larma om något går snett.

– Under min tid på Ikea gick vi ifrån att prata om att stycka elefanten i överskådliga bitar till att besluta oss för att helt enkelt sätta elefanten på en voi. För vad ska vi med en styckad elefant till? Vi vill hellre se vårt arbete som att vi ständigt är i rörelse.

Alltså: förändring har inget egenvärde och är inte synonymt med förbättring, men incitamentet till en förbättring är ofta att status quo har börjat förändras. Vilket är helt i sin ordning. Omvärlden kommer inte sluta att förändras. Tvärtom, säger Ulf Gustavsson.

– Framtidens ledare måste vara mer modiga och fatta beslut utan att på förhand ha svaren, och utan ett facit på vad utfallet kommer att bli. Detta kräver en anpassningsbar och lärande organisation som kan implementera nyheter tillsammans med trygga medarbetare – men utan några garantier. Det här skapar såklart fjärilar i magen, men om man inte vågar satsa blir man omsprungen.