Esbjörn Johansson – högsta saldot på emotionella bankkontot

2017 klev Esbjörn Johansson in i det offentliga med lång erfarenhet av att utbilda och driva utvecklingen av Lean och Six Sigma på just glasbruket i Limmared, vars mest kända produkt är Absolut Vodka-flaskan.

– Fabriken har funnits sedan 1740, så det ser jag som ett bevis på att man har kunnat förändras med tiden. Det är en fin fabrik med starkt kvalitetsarbete. Jag började där som 20-åring och fostrades kring allt vad gäller produktion och kvalitet.

När han ändå valde att byta sektor såg han flera liknelser mellan de olika tjänsterna. Ja, processerna skiljde sig åt, men levererandet av välfärd regleras också av ett avtal, lagar och regler och skyldigheter gentemot kund. Fast i detta fall drygt 11 900 invånare.

– Arbetsbeskrivningen lät som att den skulle passa mig. Det var mycket av det jag hade jobbat med innan.

Närhet och snabbrörlighet

Det finns påtagliga för- och nackdelar med att jobba som kvalitetsstrateg i en relativt liten kommun. Den mest självklara utmaningen enligt Esbjörn själv är en som påtalas ofta: att leva upp till det lagstiftade välfärdsuppdraget med förhållandevis lite resurser. Men Esbjörn Johansson sätter emfas på en fördel: snabbrörligheten.

– Vill jag samla alla chefer så kan jag göra det i ett rum, och det är jättebra. Då kan alla höra samma sak direkt, och dessutom är gruppen så pass liten att folk kanske till och med vågar säga vad de faktiskt tycker.

Esbjörn Johansson uppskattar också närheten till politiken, även om han sällan för dialog med kommunstyrelsen i sitt dagliga arbete. Närheten blev särskilt påtaglig dagen efter att han utsetts till Årets Kvalitetsprofil 2023, då kommunstyrelsen tog sig tiden att gratulera honom med tårta och tal.

– Nu ska du få se, säger Esbjörn.

Uppe i Tranemosalen – en sal som fram tills nyligen enbart användes för kommunfullmäktiges månatliga sammanträdanden, men som numera förvandlas till präktig personalmatsal om dagarna – hittas fortfarande guldiga ballonger och serpentiner efter Esbjörns vinstfika.

Han berättar att han blev rörd första gången han läste juryns motivering.

– Jag tyckte det var… fint.

Kände du igen dig i motiveringen?

– Ja, det får jag väl säga.

Han tystnar i några sekunder innan han fortsätter.

– Innerst inne vet jag att jag gör ett bra jobb, men när det blir så tydligt så kryper jag in i mitt skal och tänker att ”äsch, jag gör bara mitt jobb”. Det är svårt att smälta. När vi firade utmärkelsen i Tranemosalen tog jag chansen att säga några ord… Och det var jättejobbigt. Rösten sprack, berättar Esbjörn Johansson.

Mest stolt är Esbjörn Johansson över det förtroende han upplever att han lyckats bygga upp bland chefer och andra medarbetare i kommunen. Han tänker tillbaka på tiden då han jobbade på glasbruket. Där användes bland annat ledarskapsboken De 7 goda vanorna, i vilken författaren Stephen R. Covey beskriver tre utvecklingsstadier som ledare måste skapa förutsättningar för teamet att ta sig igenom. Först är man beroende, sedan oberoende och sist men inte minst ömsesidigt beroende.

– Om man är mogen nog blir man ömsesidigt beroende. Det handlar om att förstå sig själv, att förstå hur man kan påverka saker och ting omkring sig och om att ha ett emotionellt bankkonto. Det är något jag jobbat hårt för. Jag kan säga som det är till någon, men också erbjuda min hjälp att rätta till ett problem. Jag upplever att det har bidragit till att vi lyckats inom förvaltningen. Det är något jag är bra på.

Esbjörn a.k.a. Bästbjörn

Det kommer inte naturligt för Esbjörn Johansson att berömma sig själv för sina insatser, och kanske just därför gör andra det. På en liten whiteboard intill hans kontorsdörr har någon skrivit ”Grattis Bästbjörn”. Och runt sin hals bär han ett halsband som hans sexåriga son gjort åt honom, som han med kärlek bär varje dag.

– Jag har behövt byta ut resårbandet vid ett tillfälle när det brast, berättar han.

Esbjörn Johansson nominerades till Årets Kvalitetsprofil för att ha arbetat föredömligt med att skapa, implementera och utveckla kommunens styrmodell. Tack vare hans insats påstods positiva och mätbara resultat synas inom hela förvaltningen vad gäller ekonomi, medarbetar- och ledarskap samt ökad effektivitet och leverans inom verksamheterna. ”Dessutom är han en extremt omtyckt och uppskattad kollega”, stod det.

När Esbjörn tillträdde rollen som kvalitetsstrateg beställde politiken en utredning om att få till en ny, mer tillitsbaserad styrmodell. Tillitsdelegationen hade lämnat ett delbetänkande där betoning låg på att skapa balans mellan reglering, konkurrenssättning och tillit.

– När jag började här märkte jag att det fanns väldigt mycket nyckeltal, sannolikt för att man hade inspirerats av industrin och tänkt att man behövde mäta mer för att bli bättre. Men ganska omgående kom organisationen fram till att mätandet tog upp för mycket tid, och att det nästan inte fanns tid över till annat.

Viljan var att flytta större del av styrningen närmre de verksamheten är till för. Det gick inte att enbart mäta, utan kommunen behövde också ägna tid åt att förstå varför man fanns till, samt ta hänsyn till vad lärare, hemtjänstpersonal och andra såg för att kunna väga in det i helheten.

Och 2020 var styrmodellen klar. Esbjörn Johansson kan den utan och innan. Från grunduppdrag till ekonomistyrning, kvalitetssäkring av uppdraget och utvecklingsområden framåt. Om styrmodellen är spelregler så behövs också ett dokument som förklarar hur man går från ord till handling i det dagliga arbetet.

Därför skapades ett metodstöd som varje år revideras och förnyas. Metodstödet leder vägen för tjänstemän – främst chefer – i förverkligandet av Tranemos styrmodell. I den förtydligas vem som ska göra vad och när för att upprätthålla en horisontell styrning och en vertikal dialog.

– Här kan tjänstemännen se ett schema över när de förväntas göra nulägesanalyser, planering, uppföljning och vertikal dialog mellan överordnad chef och rapporterande chef.

Dessutom förändras metodstödet varje år utifrån sedda behov. Nästkommande års dokument är redan skrivet och i den har exempelvis en del i ekonomistyrningen tagits bort eftersom informationen var överflödig.

”Dialogen styr”

Vinningarna med styrmodellen och metodstödet är flera, menar Esbjörn Johansson. Det främsta är att metoden är engagerande.

– När man själv får ansvaret är det lättare att bidra. Den tredje juni 2019 genomförde vi en workshop i ledningsgruppen för att ta fram vägledande principer för ledarskapet. Vi kom bland annat fram till att det är mer engagerande med en chef som coachar och frågar än en chef som berättar hur man ska göra, säger han och fortsätter:

– När mål skjuts ner i ett system blir dialogen kritisk, så om man inte genomför dialoger kan det bli kaos. Dialogen leder till att en överordnad chef får inblick i verksamheten.

Att delaktigheten bland Tranemos tjänstemän har ökat ser Esbjörn i en årlig undersökning som gjorts sedan styrmodellen infördes. Varje år tillfrågas medarbetarna om de känner till målen i deras verksamhet, och också om de upplever att de varit med och påverkat målen. Vad gäller kännedom om verksamhetsmål har resultatet ökat från 54 till 85 procent på två år.

– Fler känner också att de varit med och deltagit i att skapa verksamhetsmål, vilket är viktigt. Det skapar engagemang att veta varför man gör något, och för vem, säger Esbjörn Johansson.

Och vad gäller den kommunala ekonomin ser det också ljust ut. På många håll i landet verkar kyliga lånkonjunktursvindar blåsa hårt, i alla fall att döma av SKR:s senaste ekonomirapport. Underskottet bland Sveriges kommuner väntas bli historiskt högt. Men baserat på Tranemos årsredovisning ser kommunen inte ut att tillhöra gruppen SKR fasar över. Förra året redovisade Tranemo kommun ett ekonomiskt resultat på dryga 43 miljoner kronor – 23 miljoner över det budgeterade resultatet. Och överskottet för 2023 bådar också gott, mycket tack vare generella statsbidrag som kom in sent på året.

– Precis som för alla andra är det tufft för oss, men det känns ändå som att vi är hyggligt rustade inför nästkommande år. Till skillnad från andra kommuner i Sjuhärad har vi inga besparingskrav i år, säger Esbjörn Johansson.

”Håller med om kritiken”

Även om tillitsperspektivet omskrivs i den kommunala styrmodellen betonar Esbjörn Johansson att det inte är allt. Problematiken som Tillitsdelegationen var till för att reda ut, det vill säga den ökade administrativa bördan som hindrade medarbetare inom det offentliga från att faktiskt arbeta, var angeläget att lösa. I Tranemo arbetar man tillitsbaserat för att vara en mer attraktiv arbetsgivare där alla ska känna att de får vara delaktiga och påverka mål. Men tillitsbaserad styrning har som bekant bemötts med kritik, inte minst av forskare från Karlstads universitet och Studieförbundet Näringsliv och Samhälle (SNS), bland annat för att det anses oklart hur begreppet används i praktiken.

Esbjörn Johansson håller med om kritiken.

– Som sagt, vi måste balansera reglering med konkurrenssättning och tillit. Vi vill lyssna mer till professionen, men måste också säkra omhändertagandet av den reglering som finns och utvärdera om vi når kvalitet i våra grunduppdrag. I Tranemo vill vi inte ta bort kontrollmomentet från styrkedjan. Jag kan förstå kritik i de fall organisationer lämnat fullständigt utrymme till sina enheter utan tydlig uppföljning eller tydliga förväntningar. Det skapar i många fall bara förvirring.

Vågar drömma stort

Vad som väntar Tranemo kommun i framtiden är såklart svårt att veta, men framtidsvisionen för Tranemo kommun är åtminstone tydlig. Politiker och tjänstemän har tillsammans skapat Vision 2035 som lyder ”Tranemo är en hållbar och attraktiv kommun som kännetecknas av kreativitet och framtidstro”. För att uppnå visionen har fyra mål tagits fram som ska genomsyra den kommunala verksamheten:

• 14 000 invånare 2035
• Brukarens perspektiv är utgångspunkt för verksamheten
• Hållbart samhälle
• Attraktiv arbetsgivare

Det första målet förmedlas högt och tydligt på en flera meter lång banderoll som Esbjörn Johansson passerar på väg in till Tranemosalen i kommunhuset.

– Det är ett modigt mål, men samtidigt är det kul att vi vågar drömma stort.

Han ser flera positiva exempel på kommuner i Västra Götaland som växer så det knakar, bland annat Ulricehamn och Bollebygd, som också vågat vara kaxiga vad gäller framtida befolkningsmängd.

Men mest funderar Esbjörn Johansson över det sistnämnda målet, om att bli en attraktiv arbetsgivare. Ut genom sitt kontorsfönster ser han det blåa, nybyggda kulturhuset bland en rad röda tegelhus. Byggnaden målades blå för att smälta in med Tranemosjön intill, men skapade kalabalik i trakten då flera tyckte att den stod ut för mycket i förhållande till omkringliggande byggnader, och var ful. Själv tycker Esbjörn Johansson om det nya. Han visar gärna upp kulturhuset och tycker att sådant behövs för att Tranemo kommun ska bli mer attraktivt.

Nu fortsätter Esbjörn Johanssons arbete mot att göra Tranemo kommun till den mest högkvalitativa kommunen, åtminstone i Sjuhärad.

Två dagar innan denna tidning når dig har kommunstaben bland annat lanserat en modell för hur enhetschefer och deras arbetslag ska kunna få bättre stöd i arbetet. Genom en digital plattform kan de beställa utbildningar som Esbjörn håller i på plats i deras verksamheter.

– Det ska bli så jäkla kul att komma ut ur kontoret och in i verkligheten! Hittills har jag behövt vara mycket på kontoret för att strukturera upp saker som inte var i ordning. Men nu!