Så blir Teams en del av verksamhetsutvecklingen

– Man ska komma ihåg att de flesta företagen mer eller mindre blev intvingade i Teams i samband med pandemin, säger Linus Cansby på Altitude 365 + Uclarity.

Som konsult är han ofta ute hos kunder och han berättar att hemmakontoren är optimerade för hybridarbete, men att de flesta nu behöver se över den digitala miljön på kontoren.

– Det kan vara sе att man behöver sätta upp skärmskydd i de öppna kontorslandskapen och komplettera med externa skärmar och separata telefonbås, eftersom vi sitter mer i telefon- och videomöten nu än tidigare. Även konferensrummen behöver optimeras för hybridmöten.

Stor förändring med corona

Håkan Axelsson, it-chef på Varbergs kommun, berättar att de började med Teams redan 2017, men att det främst var entusiasterna som använde verktyget – något som corona förändrade.

– Vi har bestämt att om ett mejl har fler än en mottagare sе ska man använda Teams i stället. Det har gjort stor skillnad på inkorgen, som har minskat enormt. Dessutom har vi försökt trumma in hos personalen att alltid ha kameran på – vi försöker alltid ringa med bild.

För att accelerera den ”digitala fingerfärdigheten” inom kommunen har man anställt en person som enbart jobbar med med att utbilda de anställda inom Teams, hybridmöten och andra digitala tjänster.

– Vi gillar helheten i Teams och använder mest video-, telefon- och chattfunktionen, men har även tillgång till Viva Insights.

Tio år bakåt

Hans Axelsson tycker att det är synd att verksamheter som Skatteverket väljer bort Teams för att de anser det vara olagligt.

– Vi skulle också kunna göra den bedömningen – om vi ville backa digitaliseringen tio år. I stället har vi försökt göra en rimlig bedömning. Vi har riktlinjer om att bara harmlös information får delas i Teams. Känsliga personuppgifter och sekretessmaterial ska ligga i verksamhetssystem som hanteras internt.

Håkan Axelsson berättar att socialförvaltningen hanterar en hel del känslig information och att den således inte hanteras genom Teams, e-post eller annan molnbaserad lösning.

– Sedan vi gick över till Teams telefoni har vi på nytt tagit ställning till säkerhetsaspekten och landat i att det visst går att använda ljud- och videoströmmen för att prata sekretess. Däremot avråder vi från att skriva i chatten.

Många tänker säkerhet

Linus Cansby tror att de flesta tänker på säkerhet, men att de kanske inte har säkrat den information man har än.

– Många har en multifaktorsinloggning i dag, men informationen man sparar kanske inte är säkrad. Så länge informationen ligger i Teams är den säker, men man har ingen koll på om den har skickats vidare till någon annan. Det går att slå på så att ”känsliga uppgifter” inte sparas i ett dokument eller så att de inte går att skicka vidare utanför organisationen.

Teamskonsulten menar att det inte går att förhindra att känslig information fotograferas av, men att man med hjälp av Teams kan förhindra att den mejlas vidare eller skrivs ut av misstag.

– Den tekniska möjligheten ska mer ses som ett hjälpmedel för att information inte ska spridas av misstag än som ett sätt att förhindra att företagshemligheter sprids medvetet.

Teams-telefoni allt mer intressant

Enligt Linus Cansby är de flesta företag inkörda på chatt- och mötesfunktionerna, men nu börjar allt fler få upp intresset för telefonidelen.

– I synnerhet de med många internationella förbindelser går över till Teams telefoni, helt enkelt för att det är smidigare att ringa utomlands med Teams än med en vanlig telefon.

Lotta Karlsson är servicechef på Academic Work, som har verksamhet i sex olika länder.  Hon berättar att de blev inkastade i Teams i samband med pandemin och att de nu håller på att ta ett större grepp om hur kommunikation och information ska delas inom företaget.

– Under pandemin har det naturliga blivit att använda Skypechatten, Teamschatten och mejl för kommunikation med varandra. Men även sms och vanlig telefon.

Dra upp riktlinjer

Hon har förståelse för att det kan skapa förvirring med så många olika kommunikationsvägar, varför de nu har tillsatt en projektgrupp som ska sätta upp riktlinjer för hur de ska kommunicera och använda Teams mer effektivt framöver.

– Vi använder Teams främst för grupp- och individchatt. Det minskar mängden mejl, men det är också mycket enklare att läsa och svara i en chatt.

Hon berättar att de håller på att rusta upp konferensrummen. Att de utvärderar verktyg som Yammer och Viva Insights. Och att de nyligen gått över till Teams telefoni. Men att de ser en stor fördel med att samla allt under samma tak.

– Vi är ett bemanningsföretag med verksamhet i flera länder och har många anställda som är beroende av telefoni. Vi har fått feedback från medarbetare att det underlättar att kunna ringa direkt från datorn. Dessutom har vi en hel del rekryteringsassistenter som är deltidsanställda utan egna jobbtelefoner. Med Teams kan de få ett fast arbetsnummer och ringa direkt från datorn.

Viva blir nästa stora steg

Teamskonsulten tror att automatiseringar och den nya Viva-plattformen kommer att bli nästa stora steg.

– Jag har kunder som börjat använda Viva Insight och Viva Connections, men även Learning som släpptes nyligen. Det är en plattform där du samlar alla utbildningar på en plats och där företagen även kommer att kunna rigga sina egna utbildningar på sikt.

Vad tror du att Teams kommer att spela för roll i framtiden?

– Det roliga med Teams är att det är lite som en Lego-låda. Häll ut bitarna framför ett barn så kommer de bygga något helt annat än om du hade hällt ut samma bitar framför ett annat barn. Det gör Teams till en väldigt levande miljö. Microsoft själva ser det mer som en plattform än som en applikation. Jag tror vi kommer att få se många fler applikationer framöver, både från Microsoft men också från tredje part. Till exempel CRM-system som flyttar in i Teams.