Kan du arbeta agilt och ändå vara ISO-certifierad?

Många verksamheter sneglar på hur de kan bli mer agila i en värld som snurrar allt snabbare. Men, går det att arbeta agilt och vara ISO-certifierad för kvalitetsledning?

Det ska jag snart berätta, men först lite kort om vad agilt är.

Är det bara ett modeord, en floskel eller ännu en paketering ingen får att fungera?

Nej, det är det självklart inte. Agilt är sprunget ur samma filosofi som kvalitetsledning, Lean, Six Sigma och andra förbättringsorienterade ramverk.

Från it-utveckling

Till att börja med så är det ett ord som kommer från engelskans Agile som kan översättas med svenskans lättrörlig.

Den agila metodiken är sprungen ur IT-industrin för att förbättra och effektivisera mjukvaruutveckling, individer och organisationer. Men det är fullt applicerbart på i princip alla verksamheter.

I början på 2000-talet skapades något som går under namnet det agila manifestet. Något vi kan likna med 4 grundregler som ska guida våra beteenden.

Dessa 4 grundregler är följande, fritt översatt:

1. Individer och interaktion framför processer och verktyg
2. Fungerande mjukvara/produkt/tjänst framför omfattande dokumentation
3. Samarbete med kunden framför kontraktsförhandlingar
4. Reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan

Det finns också 12 grundprinciper inom Agilt, men dessa får jag ta upp vid ett annat tillfälle. Låt oss hänga kvar vid grundreglerna i denna bloggpost.

Dessa grundregler och principer är inbyggda i agila ramverken som exempelvis Scrum och SAFe.

Missförstånd suboptimerar

Ur min synvinkel är det centrala i dessa fyra regler baserade på att öka mänsklig kontakt och kommunikation. Just för att det är så lätt att missförstå varandra och när vi missförstår är det lätt att suboptimera, bli protektionistisk och tänka i silos samt i termer som ”rätt eller fel”.

Det vill säga raka motsatsen till att vara flexibel, arbeta med förbättring och mervärde.

Ska du bli mer agil i din verksamhet så behöver du ta till dig och på riktigt arbeta med dessa fyra grundläggande värderingarna.

Certifiera fast du är agil

Men, vad innebär det i praktiken? Ska vi inte ha processer, planer, verktyg och kontrakt?

Om så var fallet, så skulle ingen agil organisation kunna ISO-certifiera sig och så är självklart inte fallet. Det går alldeles utmärkt att arbeta helt och fullt agilt och samtidigt upprätthålla en ISO-certifiering. Helt utan onödig byråkrati.

Det agila manifestet ska nämligen inte tolkas bokstavligt, vilket för övrigt väldigt lite ska göras. Världen är inte svartvit, den är en underbar färgpalett.

Så det första ni behöver göra är att se världen med alla dess färger i sin fulla prakt.

I ständig rörelse

Först då börjar ni inse att processer inte styr eller är statiska. De är dynamiska och i ständig rörelse i takt med att ni är individer som samspelar med varandra. Därför ska fokus ligga på samspel, inte på process och verktyg. Det finns dock många bra verktyg och ramverk att använda. Men kom ihåg en sak. Det finns ingen helig gral bland verktyg och ramverk.

Våga i stället att pröva nytt, testa, dra lärdom och förbättra. Det kan bara ske i samspel med andra i värdeflödet, eller processen om du så hellre vill kalla den för det. Det är alltså fullt tillåtet att ändra, inspireras och hitta på nytt för att det ska passa just er unika tillvaro.

Att vi ska ha fokus på att en produkt, eller tjänst, ska uppfylla kundens behov och göra denne nöjd är något som ska högsta prioritet hos alla. Vilket då också gäller interna kunder och slutanvändare. Det innebär inte att vi kan skita i dokumentation, men den ska vara nödvändig och skapa värde för användaren och andra inblandade parter.

Lätt att fastna

Att vi ska samarbete med våra kunder och leverantörer kan ses som en självklarhet. Men det är lätt att vi i stället fastnar i tunga tidskrävande kontraktsförhandlingar med diverse bötesbelopp och inlåsningar. Detta skapar sällan något större värde för någon part.

Ett långsiktigt nära samarbete där båda parter strävar efter att hjälpa varandra att bli bättre utan att det sker på bekostnad av den ena eller andra parten är det som vi ska sträva efter. Det är först då vi uppnår samspel, som i grundregel 1 och som gör att vi exempelvis uppfyller kravet om externt tillhandahållna processer i ISO 9001.

Sist men inte minst behöver vi vara öppna för förändring. Det innebär inte att vi saknar planer. En klok person sa till mig en gång att det är lättare att vara flexibel om man har en plan. Det är något jag verkligen håller med om. Inom det agila så planerar vi väldigt mycket av vår tid. Men vi är också högst medvetna om att planen kommer att ändras.

Bra på PDCA

För är det något vi är bra på när vi arbetar agilt är det att följa upp och agera på det vi gör, ser och hör. I en agil organisation är Demings cykel, PDCA, ständigt närvarande i allt vi gör. Vi kör hela cirkeln igenom, om och om igen, för att ständigt utveckla och förbättra.

Som du kanske förstår nu så förekommer både planer, processer, kontrakt och dokumentation i en agil organisation. Men fokus ligger på kommunikation, samspel och att skapa mervärde genom att ständigt förbättra. Som klippt och skuret för en ISO-certifiering utan onödig byråkrati och papperstigrar med andra ord.

Andreas Odhage,  global revisionsledare, Assurgo.