Pris väger tyngre än kvalitet i offentliga upphandlingar

Den offentliga upphandlingen omsätter årligen cirka 700 miljarder kronor, enligt statistik från Upphandlingsmyndigheten. Men trots de affärsmöjligheter som ligger i statens, kommunernas och regionernas stora inköp anser fler än nio av tio leverantörer att det är förenat med stora utmaningar att lämna anbud, framgår av Vismas Anbudsbarometer 2019.

Läs även: Detaljkrav hindrar kvalitetsutvecklingen.

Den huvudsakliga anledningen är att upphandlarna fortfarande har alltför stort fokus på pris och för lite på kvalitet. Men även att kravställningarna uppfattas som krångliga och förfrågningsunderlagen otydliga.

Ny lag om offentlig upphandling

Den nya lagen om offentlig upphandling, som trädde i kraft 2017, skulle annars ge större möjligheter att ställa hållbarhetskrav och ta hänsyn till livscykelkostnader i upphandlingarna.

– Undersökningen visar dock att utvecklingen fortsätter i en riktning där upphandlande enheter fortfarande i hög grad fokuserar på lägsta pris, konstaterar Marie Ceder, vd för Visma Commerce.

Om kvalitetskraven fick större tyngd skulle också fler leverantörer lämna anbud i offentliga upphandlingar, visar undersökningen. Trenden i dag är att andelen upphandlingar med bara en enda anbudslämnande leverantör ökar.

Avstår från att lämna anbud

Drygt 83 procent av de tillfrågade har någon gång avstått från att lämna anbud, framförallt beroende på att kravspecifikationerna är irrelevanta och omöjliga att uppnå. Men även på grund av att det överlag är för stort fokus på lågt pris och chansen att vinna upphandlingen bedöms som för liten. Endast knappt 23 procent tycker att det är ett sunt eller mycket sunt upphandlingsklimat i Sverige.

Marie Ceder ser offentlig upphandling som ett viktigt verktyg och styrmedel för att främja hållbar samhällsutveckling. Men för ett effektivt utnyttjande av skattemedel krävs då mer än fokus på lägsta pris.

– Även om det går att ställa obligatoriska krav på kvalitet och hållbarhet och sedan utvärdera på lägsta pris så ser vi inte att utvärderingsgrunderna ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” och ”livscykelkostnader” används i den utsträckning jag trott och hoppats på, säger hon.

Bristande dialog

Knappt hälften av de tillfrågade leverantörerna avstår också från att kontakta upphandlande organisationer i samband med en upphandling. Den vanligaste orsaken är att man inte vet om det är tillåtet med kontakt innan en upphandling.

Ändå har upphandlarna blivit mer positiva till dialog och jobbar aktivt med detta, konstaterar Marie Ceder.

– Vi måste våga prata med varandra och göra det på ett tidigt stadium i processen. Vår undersökning visar att upphandlarna kan bli bättre på dialog.

Avtalsuppföljning

En fråga som särskilt lyfts fram på senare tid är vikten av avtalsuppföljning för att mer effektivt kunna kontrollera att ställda krav uppfylls och eventuellt kunna avsluta de avtal som inte håller måttet. Men endast 15 procent av de tillfrågade i undersökningen anser att upphandlande organisationer är bra på avtalsuppföljning.

Läs även: Viktigt följa upp upphandlingen.

– Jag tror på dialog, kunskapsspridning och digitalisering för att uppnå bästa möjliga samhällsnytta med offentlig upphandling. För oss är det viktigt att verka för ett sunt upphandlingsklimat där affärsmöjligheterna görs tillgängliga för så många potentiella anbudsgivare som möjligt, sammanfattar Marie Ceder.

Vismas Anbudsbarometer bygger på en enkät som besvarats av 390 leverantörer i olika branscher mellan 11 och 26 april 2019.